近年、自治体におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）化が急速に進展しています。IT技術の導入は、行政業務の効率化だけでなく、市民サービスの質向上にも寄与しており、これまでの手作業やアナログな管理方法から脱却する重要な手段として注目されています。特に、スケジュール管理は自治体業務の中で大きな負担となる部分ですが、デジタルツールを活用することで効率的に進行状況を把握し、柔軟に対応することが可能となります。
なかでも、予約カレンダーは自治体の業務において極めて有用なツールとなり得ます。例えば、窓口業務や各種イベント、地域サービスの予約管理において、オンラインで予約を管理し、カレンダーを用いることで、手続きや業務の効率化を図ることができます。人手不足が叫ばれるなか、予約カレンダーを有効に活用し、業務効率化を図ることは急務です。
そこで、本記事では自治体DXの基礎から、自治体が抱える問題、予約カレンダーを活用するメリットや活用事例までご紹介します。
自治体DXとは
自治体DXは、行政サービスをデジタル化する取り組みを指します。総務省が発表した「自治体DX推進計画」では、行政手続きの簡素化や、デジタル技術を活用した業務効率化、市民の利便性向上が主要な柱となっています。自治体DXにより、業務の効率化、透明性の向上、そして市民の利便性の向上が期待できます。国が自治体DXに力を入れるなか、各自治体は単に窓口業務をオンライン化することにとどまらず、業務フロー全体を見直し、データ活用やAI、IoTなどの先進技術を取り入れていくことが重要です。
自治体DXを進めることで、住民がオンラインで申請や手続きを行えるようになるだけでなく、職員の業務負担も軽減されます。加えて、市民サービスの質が向上し、時間やリソースの無駄を削減することが可能になります。自治体DXの一環として、予約カレンダーの導入は業務の効率化だけでなく、市民との接点をスムーズにし、より迅速かつ適切な対応を実現するための重要な手段となります。
自治体が抱える課題
限られたリソースでの対応
多くの自治体では、限られた予算と人員でDX推進を行わなければならないという現実があります。特に地方自治体においては、財政面での制約が厳しく、IT投資に割ける予算が限られています。予算不足は、システムの導入や更新を遅らせ、業務の効率化を妨げる一因となります。
また、DXを推進するためには、専門的な知識を持つ人材が必要ですが、職員や専門的なIT人材が不足していることが多いため、外部の支援を受けることが難しい場合もあります。こうしたリソースの制約が、DX導入の足かせとなっています。さらに、現場の職員が日々の業務で忙しく、デジタル化のトレーニングを受ける時間が取れないことも、推進の障害となっています。
市民のデジタルリテラシーの差
自治体がDXを進める際、市民のデジタルリテラシーの差をどう埋めるかが重要な課題となります。特に高齢者層やITに不慣れな市民にとって、オンライン手続きや予約システムの使用は非常にハードルが高いと感じられることがあります。このような市民には、デジタル技術を使いこなすための教育が不可欠です。
しかし、すべての市民が自ら学び、技術に慣れるわけではありません。特に高齢者には、オンライン申請や予約を利用することで自分の生活が便利になることを実感しづらいため、サポート体制を強化することが求められます。そこで、自治体はデジタルリテラシーに差がある市民をサポートするために、かんたんな操作ガイドの提供や、電話でのサポート対応などを通じて、市民全体がデジタル化の恩恵を受けられるような仕組みづくりをすることが重要です。
既存システムとの統合
多くの自治体が抱える問題の一つは、既存のシステムとの統合です。自治体は既にいくつかのシステムを使用しており、新しい予約システムやデジタルツールを導入する際には、これらのシステムと互換性があるかどうかを確認する必要があります。しかし、既存のシステムが古く、最新のテクノロジーとの互換性が低い場合、新しいシステムを導入してもデータ連携や管理がうまくいかず、業務の効率化を阻害することがあります。
特に、使用しているシステムが部門間で異なる場合、システム間で情報のやり取りがうまくいかず、業務全体の効率化が進まないことがあります。システムの統合に際しては、長期的な視点でデータの一元化を図り、システム間の連携が円滑に進むような基盤を整備することが必要です。これにより、全体としての効率化が進み、市民サービスの向上にもつながります。
自治体が予約カレンダーを活用するメリット
業務の効率化とリソース管理の最適化
予約カレンダーを活用することで、自治体の業務は大幅に効率化されます。特に、時間帯ごとのリソース配分が可能になるため、限られたリソースを最適に活用することができます。例えば、窓口業務やイベント運営の際に、どの職員がどの時間帯に対応するかを事前に計画できます。これにより、過密なスケジュールを避け、無駄な待機時間を削減することができます。
また、予約システムを導入することで利用者数を予測できるため、リソースの不足や過剰配置を防ぐことが可能です。これにより、職員の負担を軽減し、無駄な時間をなくすことができます。さらに、職員はオンラインシステムを通じて、予約情報をリアルタイムで確認できます。業務の効率化により、自治体では予算の削減と職員の働き方改革が期待できます。
かんたんなスケジュール管理
予約カレンダーの導入により、スケジュールの把握が格段にかんたんになります。職員は、手書きのスケジュール表や分散された管理方法に頼ることなく、システム上ですべての予約状況を一目で確認できるようになります。このシステム化により、時間帯ごとの業務の重複を防ぐことができ、スタッフの業務が効率化されます。
また、システムには自動的にリマインダー機能が備わっていることが多く、予約内容の変更やキャンセルがあった際にも、関係者全員に即座に通知が届くため、情報の伝達ミスが起こりにくくなります。期待できます。このように、予約カレンダーを活用することでスケジュール調整が簡便になり、業務の進行状況をリアルタイムで確認することができるため、スムーズな運営が可能になります。
修正の告知が容易
予約カレンダーを利用すると、スケジュール変更やキャンセルがあった場合の告知が非常に容易になります。従来、スケジュールの変更があった場合には、個別に電話をかけて通知するなど、手間のかかる作業が発生していました。しかし、予約カレンダーでは、予約内容の変更が即座に反映され、関係者に自動的に通知される仕組みを取り入れることができます。
これにより、職員は変更点を一括で管理し、市民や関係者への連絡がスムーズに行えるようになります。また、変更内容がシステム上に記録されるため、後からの確認が容易になり、トラブルが発生した場合でも迅速に対応できるようになります。特に、多くの市民や職員が関わるサービスにおいて、このようなシステムは非常に有用であり、業務の透明性と効率化を大きく促進します。
自治体における予約カレンダーの活用事例
北海道恵庭市
画像引用元：恵庭市公共施設予約サービス
北海道恵庭市は、各種施設の情報の閲覧・案内、予約までをインターネット上でかんたんに行えるサービスを提供しています。施設の「空き状況」と「施設案内」は誰でも確認でき、アカウント登録をすれば施設の予約申し込みが可能になります。空き状況や開放時間を一目で確認できるカレンダーの導入により、市民の快適な施設利用が実現しました。また、2022年にはシステムのリニューアルを行い、さらなる利便性の向上を図っています。この取り組みにより、窓口での予約者の待ち時間が短縮し、満足度が向上しました。
山形県
山形県では、公共施設の空き状況の確認や予約ができる「やまがたe申請」というサービスを提供しています。例えば、山形市の施設予約サイトでは、市内にある公民館、スポーツ施設、保健所など、41の施設の空き状況を確認できるほか、一部施設は予約も可能です。
カレンダーに表示されているマークを見れば、市民は一目で施設の空き状況を確認できます。。予約の可否だけを表示するのではなく、「空き有り（要問い合わせ）」のマークがあることで、施設をまんべんなくかつ効率的に稼働させることが可能になっています。
埼玉県和光市
画像引用元：和光市施設予約システム
埼玉県和光市は公共施設予約システムを導入しており、体育施設、文化施設などをインターネット上で予約できるサービスを提供しています。施設の空き状況を照会できるだけでなく、施設の予約も行えます。1か月先の予約まで取ることが可能なため、スケージュールに合わせて余裕を持った予約が可能です。
市民は、予約カレンダー上の予約希望日時を選択し、利用者登録を済ませるだけでかんたんに施設の予約ができます。さらに、利用者登録をすることで、予約サイト上で予約内容の確認、取消ができるほか、抽選申込の確認、取消が可能になります。
参考：和光市施設予約システム
自治体のDX課題の解決には予約システムRESERVA
DX化を進めるうえで、自治体や行政におすすめなのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、行政手続きの予約管理にとどまらず、決済から住民情報の管理、さらに職員やリソースの調整にいたるまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、自治体や行政の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、住民にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在多数の予約システムがありますが、自治体や行政が効率的にDXを促進するためには、住民のデータセキュリティ対策が厳重なRESERVAをおすすめします。RESERVAは、30万社が導入、500以上の政府機関・自治体も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、自治体の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる自治体にもおすすめです。
さらにRESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、安全にデータを管理することができます。予約カレンダーの活用とともにRESERVAを導入することで、一層セキュリティを強化することが可能です。
まとめ
本記事では、自治体DXの基礎から、自治体の課題、予約カレンダーを取り入れるメリット、そして導入事例について詳しく述べてきました。自治体DXの推進において、予約カレンダーの活用は不可欠な要素となります。自治体が抱えるさまざまな課題に対応するためには、効率的なリソース管理と市民サービスの向上を目指す予約システムの導入が重要です。
また、RESERVAなどの予約システムを活用することで、業務の効率化や市民の満足度向上を実現できます。自治体職員は、予約システムのようなデジタルツールを積極的に導入し、よりよい社会の実現に向けて一層の努力を重ねていくことが求められています。DXを推進するにあたって課題を抱えている自治体の職員は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RESERVA lgでは、今後も自治体DXに関する学び、挑戦を取り上げていきます。
