飛び込み対応により、業務負担が大きくなっていませんか？
本記事では、市役所・区役所の窓口の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。市役所や区役所の窓口は、住民票や戸籍、税務、福祉、各種証明書発行など多岐にわたる業務を行っており、年度末や繁忙期には長時間の待ち時間が発生することが少なくありません。混雑時の対応がうまくいかない、予約システムの選び方がわからない等、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
予約システム導入を検討している市役所・区役所の職員のためのQ&A
Q1. 予約システム導入で得られるメリットは？
Answer：市役所・区役所の窓口予約システムの導入は、混雑緩和と業務効率化に直結します。
窓口予約システムを導入することにより、住民がオンラインや電話で事前に来庁日時を予約ができるようになります。これにより、住民は計画的な来庁が可能になることで、長時間の待ち時間を避けられ、手続きにかかる総時間が短縮されます。自治体側は来庁者数を事前把握できるため、業務負担の平準化や人員配置の最適化が実現します。さらに、手続きに必要な書類を事前に案内することで、不備による再来庁を防げます。事前周知により、住民満足度向上と窓口対応時間の短縮が実現します。
Q2. 初期投資や月額費用はどれくらいかかりますか？
Answer：RESERVAには、初期費用・月額費用が無料のフリープランがあります！
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
「予約システムって、すごく費用がかかりそう…」と不安に感じる方が多いはずです。現在は多くのシステムがあり、料金形態もさまざまですが、RESERVAには初期費用と月額費用が無料のフリープランがあるため、費用の心配を抱える職員の方におすすめです！
また、RESERVAにはフリープラン以外にも5つの有料プランが用意されており、プランごとに使用できる機能数や予約可能件数に違いがあります。たとえば、郊外でそれほど予約件数が多くなく、基本的な機能が使えればよいという場合は「ゴールドプラン」、都心で予約件数が多く、機能もたくさん使いたいという場合は「エンタープライズプラン」など、規模に応じてプランを自由に選択することが可能です。
フリープランでも基本的な機能は使えるため、まずはフリープランから試してみるのもおすすめです。「もっと機能を使いたい」「予約件数が増えてきたから、予約件数を増やしたい」という場合は、管理画面でかんたんにプラン変更が可能です。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3．市役所・区役所窓口に向いている予約システムを教えてください。
Answer：RESERVAであれば、市役所・区役所の予約に最適な予約サイトを作成できます！
現在、予約システムの種類は多岐に渡るため、どの予約システムを選べばいいか迷いますよね。どの予約システムを選ぶべきかわからない、信頼性が高いシステムを導入したいという場合は、RESERVAをおすすめします！
RESERVAは35万社以上に導入され、350種類以上の業態で利用されている予約システムです。実際に市役所・区役所の予約受付でRESERVAを使用している店舗も多いため、はじめて予約システムを導入する市役所窓口の職員でも安心して導入できます。
・市役所窓口のサンプルサイトはこちら
予約システムの運営に不安を感じる市役所・区役所窓口の職員のためのQ＆A
Q4. 予約枠の設定はどのように行えばよいでしょうか？
Answer：予約枠は、窓口業務の種類や処理時間をもとに設定します。
例えば、証明書発行は5分、税務相談は30分など業務別に枠を設定し、同時対応可能件数を加味して運用します。システム上で時間単位や曜日別の枠設定が可能なため、繁忙期や特定業務の増減に応じて柔軟に変更できます。これにより、窓口業務が過密にならない運用が可能です。
Q5. オンラインで予約できない人はどうしたらいいですか？
Answer：オンライン予約と並行して、電話予約も受け付けましょう！
これまで予約制ではなかったのに、急にオンライン予約に全面移行するとなると、「住民が来庁しにくくなくなるのではないか…」と不安を感じるはずです。そのような不安を抱える場合は、オンライン予約と電話予約を併用することをおすすめします！インターネット利用が難しい高齢者や障害のある方にも対応できるため、予約機会の平等性が確保されます。RESERVAでは電話などのオフラインで受けた予約も手動で登録可能な予約管理機能が備わっているためため、ダブルブッキングを防ぎ、全ての予約を一元管理できます。
Q6. 外国人でも使いやすくできる？
Answer：外国人も予約できるように多言語設定機能を設定しましょう！
RESERVAの多言語設定機能を利用することで、日本語・英語・中国語（簡体／繁体）・韓国語・タイ語に対応可能です。予約サイトの「営業時間」「お問い合わせ」などの固定文言や「予約する」などのボタンについて、自動で外国語表示に切り替えられます。店舗情報をはじめとした固定文言以外の予約サイトによって変化する情報に関しては、多言語基本設定を行った後に手動で設定を行えるため、多言語であっても的確な情報を表示できます。
Q7. 住民が予約後に手続き内容を確認する方法はありますか？
Answer：はい。RESERVAでは予約後の確認手段が複数用意されています。
まず、予約完了時に自動送信される予約完了メールに、手続き日時・場所・持参書類などの詳細が記載されます。
さらに、会員機能を設定し、ユーザーマイページ機能を活用することで、住民は自分の予約履歴をオンラインで確認でき、必要に応じてキャンセルや日時変更もかんたんにできます。
また、予約完了メールは、メニューごとに案内文をカスタマイズできるため、手続きの流れや注意事項を事前に周知でき、来庁時の案内時間を短縮できます。これらの機能により、住民は安心して来庁準備ができ、職員側も問い合わせ対応の負担を減らせます。
Q8. 証明書発行と相談予約を同時に受け付けたいです。
Answer：オプションメニュー機能を利用しましょう！
オプションメニュー機能を利用すれば、メインの手続き予約と同時に関連業務を追加選択可能です。オプションの所要時間も設定でき、追加されたオプションの時間は予約メニューの合計としてまとめて表示されされます。例えば、住民票発行の予約時に税務相談の枠も合わせて取れるため、職員の業務効率が向上し、予約者も一度で予約が取れるため手間が軽減されます。
予約システム導入後の効果についてのQ&A
Q9. キャンセルを住民自身でできるようにするには？
Answer：予約キャンセル機能を使えば、住民が自身の端末から変更可能で、職員の電話対応や手作業処理を削減できます。
窓口業務の効率化には、住民自身がオンラインでキャンセルを行える環境が重要です。
さらに予約キャンセル機能とキャンセル待ち機能を組み合わせれば、空き枠の有効活用が可能です。埋まっている予約枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対し、通知と予約の実施が自動で行えます。特に繁忙期や悪天候時に、無駄なく効率的な運営が可能になります。
Q10. 利用者満足度を調べる方法は？
Answer：利用者満足度は、予約システムを通じてかんたんに測定できます。
RESERVAの顧客満足度調査機能を使えば、来庁後に自動でアンケートメールを配信し、対応の質や手続きの分かりやすさを数値化できます。収集したデータはグラフ化でき、改善の優先順位付けにも役立ちます。
Q11. 無断キャンセルや直前キャンセルを減らすには？
Answer：予約リマインドメール機能を活用しましょう！
リマインドメールを受け取ることで、忘れていた予約を思い出されるため、直前キャンセル・無断キャンセル（ノーショー）の防止や、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果があります。
1つの予約に対し、リマインドを複数回に分けて送る設定も可能です。配信日時ごとに異なるテンプレートを設定できるため、タイミングによって案内を変更することもできます。持参書類や手続き概要を記載したメールを予約日前に自動送信することで、来庁率が向上します。
自治体の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった自治体職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、自治体運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、住民は24時間いつでも申し込みでき、自治体側は開庁時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、市役所・区役所の窓口で働く職員が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。飛び込み顧客の対応に負担を感じている場合は、予約システムの導入が効果的です。
そのなかでもRESERVAなら、予約リマインドメールやオプションメール機能、予約時アンケート機能など、市役所・区役所窓口の運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、はじめて予約システムを導入する市役所・区役所窓口の職員にもおすすめです。
市役所・区役所窓口の運営方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
