公共施設の管理に追われ、業務負担が大きくなっていませんか？
本記事では、自治体における公共施設の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。予約管理の負担が大きい場合や、費用の不安を抱えているケース、無人運営の導入に悩みがある場合など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
公共施設の予約管理が大変な自治体職員のためのQ＆A
Q1．各公共施設の予約管理に時間がかかって、すごく大変です。
Answer：予約システムを導入して、各公共施設の予約受付を自動化しましょう！
複数の公共施設を管理する職員の方は、施設の維持管理だけでなく予約管理業務にも対応しなければならず、負担が大きいですよね。しかし、予約システムを導入すれば、24時間いつでもシステムが予約を受け付け、自動で予約を調整するため、職員の業務負担が大幅に軽減されます。
・自治体の公共施設予約におすすめのシステムはこちら
Q2．予約システムは公共施設の予約管理に向いているんですか？
Answer：はい。予約システムは自治体の公共施設予約にも利用できます。
予約システムについて詳しくない方は、「公共施設の予約をシステムで自動化できるの？」と疑問に感じるでしょう。予約システムは、自治体において窓口や各種手続きの予約に活用できるだけなく、公共施設の予約にも十分に活用できます。
具体的には、予約システムで施設の空き状況を確認できるため、利用者からの問い合わせが減り、職員の負担が軽減します。ほかにも、システムに予約の調整をしてもらうことでダブルブッキングなどの人的ミスを減らせるため、利用者の満足度向上が期待できます。
・予約システムについて詳しくはこちら：予約管理システムとは？｜導入メリットから料金相場まで徹底解説
Q3．電話予約から予約システムに移行するのって難しいですか？
Answer：そのような心配はいりません。システムに苦手意識がある方でも、予約システムを使った予約体制へかんたんに移行できます。
電話や予約フォーム、窓口での予約など、これまでの予約体制から予約システムを使った予約制に移行する際は不安になって当然です。しかし、予約システムの設定はかんたんなことが多く、さらにサポート体制が整っているため、トラブルや不明点があっても解決までサポートしてもらえます。
実際に、自治体への導入実績が豊富なRESERVA予約システムの場合、3分で予約サイトを開設でき、さらに予約サイトの開設や運用を丁寧にサポートしてくれます。そのため、初めて予約システムを導入する自治体でも、予約システムを使った予約制へと安心して移行できます。
「機能を活用できるか心配…」予約システムの利用に不安を抱える自治体職員のためのQ&A
Q4．予約システムの費用はどのくらいかかりますか？
Answer：予約システムによって異なりますが、RESERVAは月額費用・初期費用ともに無料のフリープランがあるため、気軽に導入できます！
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 3,850円/月 46,200円/年 | 4,950円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
「予約システムが気になるけれど、費用が高そうだな…」と感じる職員の方が多いのではないでしょうか。各システムの料金は異なりますが、0円から利用できる予約システムもあります。
特に、RESERVAには月額費用無料で利用できるフリープランがあるため、基本的な機能だけ使えればよい、まずは試しに導入してみたいという自治体職員の方にぴったりです。フリープランで利用する中で、もっと機能を使いたい、予約件数を増やしたいと感じた場合は、5つの有料プランの中から最適なプランを自由に選択できます。
・RESERVAの料金プランはこちら
Q5．どの予約システムを選べばいいのかわかりません。
Answer：以下の4つのポイントを基準に、最適な予約システムを選びましょう！
・操作性：自治体職員や利用者が使いやすい、シンプルな操作性を持っていることが必須です。
・機能の充実度：予約管理を効率化できるだけでなく、公共施設の予約運営に役に立つ機能が搭載されているかどうかも確認すべきポイントです。
・コスト：導入費用や月額料金が、かけられる予算の範囲内であるかを検討します。
・サポート体制：導入後にわからない部分やトラブルが発生した際に、手軽に問い合わせできるかどうかも重要です。
Q6．予約サイトの開設から運用できるようになるまで、大体どのくらい時間がかかりますか？
Answer：RESERVAであれば、メールアドレスとパスワードを設定すればたった3分で予約サイトの利用を開始できます！
予約システムは、パソコンなどの初期費用や運用会社への依頼など、運用開始までに時間がかかりそうなイメージがありますよね。しかし、RESERVAなら3分で予約サイトを開設でき、すぐに予約受付を開始できます！
予約サイトの開設で複雑な操作は一切ないため、ITに苦手意識がある職員の方でも簡単に開設、運用を開始できます。
・RESERVAを開設する場合はこちら
・自治体の公共施設専用の予約サイト開設方法はこちら：施設予約タイプの予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
・動画で開設方法を見たい方はこちら：【予約サイトの作り方】RESERVA予約システム「施設予約タイプ」
予約システムを使いこなせるか不安な自治体職員のためのQ&A
Q7．システムを導入する場合、職員への指導や教育にどのくらい時間が必要ですか？
管理画面のデザインをリニューアルしました
Answer：職員の習熟度によって異なりますが、RESERVAは操作がかんたんなため、指導にそれほど多くの時間は必要ありません！
自治体が新たなシステムを導入する場合、職員がシステムを使いこなせるように、講習会など指導の場を設けることが一般的です。しかし、RESERVAは初心者の方でも操作しやすい設計になっているため、基本的な操作はすぐにできるようになります！
また、RESERVAには初心者の方でもわかりやすい操作マニュアルが用意されています。そのため、設定や運用に関して不明点が発生した場合でも、マニュアルを見れば基本的に解決できるようになっています。さらに、トラブルや不明点が発生した場合でも、オンラインのサポート窓口で丁寧に対応してもらえるため、指導をする側も安心です。
一方で、自治体は住民の膨大な個人情報を管理しているため、徹底した情報管理が求められます。そのため、職員に対してシステムの基本的な操作方法を指導するだけでなく、システムを用いた安全な情報管理の方法を指導することも重要です。
Q8．機能が豊富なので、ちゃんと使いこなせるか心配です。
Answer：すべての機能を使う必要はありません！公共施設の予約管理に適した機能を選んで、効率的に質の高い予約サイトを作りましょう。
「予約システムには機能がたくさんあるけれど、ちゃんと使いこなせるか心配…」という不安を抱える職員の方もいるはずです。しかし、利用可能なプランをすべて使ったり覚えたりする必要はなく、公共施設の予約管理に適した機能だけを選定すれば大丈夫です。
公共施設の予約であれば、団体予約機能を使うことで、団体で体育館やホールなどを利用する場合に代表者がまとめて全員分の予約を確保できます。ほかにも、空き状況表示ができる機能も便利です。この機能では、各公共施設の空き状況が一覧で表示されるため、利用者はひと目で予約したい施設が空いているかを確認できます。また、空き状況に関する問い合わせが減り、職員の問い合わせ対応の負担が軽減されます。
公共施設の予約に適した機能を選んだあと、設定や運用で困った場合は、さきほども挙げた操作マニュアルを参考にしてみてください。
Q9．公共施設予約に予約システムを導入している自治体は、どのように予約システムを使っていますか？
Answer：香川県小豆郡小豆島町は、自治体の公共施設予約にRESERVAを導入しています。
予約サイトでは、「カテゴリ」で「社会体育施設」「学校開放施設」「社会教育施設」のいずれかを選択し、次に「サブカテゴリ」で予約したい施設を選択できる仕様になっています。このように、メニューをカテゴリ分けする機能によって、利用者は予約したい施設をかんたんに見つけることができます。
また、セグメントで町内・町外のどちらかを選択すると、それぞれ異なる料金が反映されるため、職員は当日に利用者の料金区分を確認したり、計算したりする手間がなくなります。
・カテゴリ設定についてはこちら：カテゴリ設定で予約サイトを見やすくしよう！【RESERVA機能紹介】
・自治体の予約システム活用状況についてはこちら：市区町村自治体の施設予約｜予約システム導入で自動化を促進
公共施設の予約管理によくあるお悩みQ&A
Q10．団体利用の施設利用時間が長くて困っています。
Answer：最低・最大利用時間設定の機能を使って、一回の予約で利用できる最大時間を設定しましょう！
公共施設には限りがあるため、ひとつの予約で時間をたくさん取られてしまうと、ほかの利用者が利用を制限されていますよね。そこで、RESERVAの最低・最大利用時間設定機能で利用可能時間を設定し、多くの人が施設を利用できるようにしましょう！
たとえば、体育館であれば利用可能時間を最大4時間に制限すれば、利用者はメニューの予約時に4時間以上の予約を取れなくなります。こうすることで、より多くの利用者に施設の予約を開放することが可能になります。また、職員は制限時間を超えた予約がないか確認する手間がないため、業務負担も大幅に軽減されます。
Q11．体育館を前面ではなく半面に区切って予約を受け付けたいです。
Answer：RESERVAの区画予約機能を使って、効率よく施設を貸し出しましょう！
公共施設を貸し出す場合、施設を区切って予約を受け付けることで、効率的な施設運営が可能になります。たとえば、体育館であれば「Aコート」「Bコート」「全面」のように施設を3つに区分けすることで、利用者はコートの全面だけでなく各区画を予約できるようになります。
また、Aコートに予約が入ると、Bコートは予約可能ですが全面の予約枠が自動で予約不可になります。このように、予約システムが自動で区画の管理と予約の調整をしてくれるため、職員が都度予約調整をする手間が省けます。
Q12．公共施設の無人運営ができると聞いたのですが、何から始めればいいですか？
Answer：RESERVAを導入し、無人運営に最適なスマートロック連携機能を使いましょう！
施設を有人で運営する場合は、鍵の受け渡しや管理業務が発生するだけでなく、受付にも人員を配置しなければなりません。しかし、RESERVAのスマートロック連携機能を使えば、利用者は電子鍵で施設の扉を解錠・施錠できるようになるため、無人運営が可能になります！
たとえば、貸し会議室の予約を受け付ける場合、施設の扉にAkerun退室管理システムを設置すれば、利用者は予約時に発行された電子鍵やURL鍵で入退室ができます。このように、スマートロック連携機能を使えば鍵の受け渡し作業や受付の人手が不要になるため、業務負担の軽減や施設運営の省人化が実現します。
・貸し会議室の無人運営についてはこちら：【無人化運営完全ガイド】予約システム×スマートロック連携で、貸し会議室の無人化運営を叶える！
・無人運営についてさらに詳しく知りたい方はこちら：無人化運営のすすめ｜メリットや導入手順を紹介
自治体の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった自治体職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、公共施設の予約管理にかかる業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、利用者は24時間いつでも申し込みでき、職員は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「公共施設の予約受付に予約システムは適しているのか？」、「どの予約システムを選べばいいの？」など、自治体職員が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、RESERVAには最低・最大利用時間機能や区画予約機能、スマートロック連携機能など、自治体の公共施設予約をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通した職員が少ないという自治体にもおすすめです。
自治体における公共施設の運営に悩んでいる職員の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
