市民一人ひとりの声を大切にし、それぞれの悩みや要望に耳を傾けるために自治体が実施する個別相談会。それは、市民と自治体との間の信頼関係を築く上で欠かせないものです。しかしながら、現代の変化するライフスタイルや急速な技術の進化に合わせ、その運営方法も刷新が求められています。
この記事では、そのような自治体が実施する個別相談会の革新について、”DX化”と”予約システムの導入”に焦点を当てて解説していきます。
自治体のDX化について
近年、情報技術の急速な進化と普及に伴い、自治体のサービスも変革の波を迎えています。これまでの伝統的な方法やアプローチだけでなく、新しい技術の導入により、市民とのコミュニケーションやサービス提供の方法が大きく変わりつつあります。この動きの背後には、DX（デジタルトランスフォーメーション）化という概念があります。
DX化の意味と目的
DX化は、デジタル技術を全面的に活用して組織やサービスの運用を変革し、より効率的でユーザーフレンドリーに進化させることを指します。自治体におけるDX化の主な目的は、市民の利便性の増大、手続きの迅速化、コスト削減、そして行政の透明性と信頼性の確保を実現することです。さらに、情報の一元管理や、市民とのよりスムーズなコミュニケーションの確立を通じて、自治体の持続可能な成長を促進する役割も果たしています。
DX化がもたらすメリット
DX化を実践することで得られるメリットは非常に多岐にわたります。市民にとっては、必要な情報やサービスへのアクセスが容易になり、手続きの時間が大幅に短縮されることが挙げられます。また、自治体としては、効率的な業務運用やコストの削減、リアルタイムでの情報収集と共有による迅速な意思決定が可能となります。
個別相談会を予約システムの導入でDX化
個別相談会の重要性
個別相談会は、市民と自治体が直接、深いコミュニケーションを取る場として非常に大切な役割を果たしています。特に、対面の相談会は、市民の疑問や不安を直接的に受け止め、顔を見ながらのやりとりで信頼関係を築くことができる点がその最大の強みです。
一方、オンラインでの個別相談会もその重要性を増してきています。多忙な市民や、遠隔地に住む市民、また特定の理由で対面の場へ足を運べない市民など、さまざまな背景を持つ人々が利用しやすくなっています。オンラインであれば、時間や場所の制約を受けずに相談が可能となり、より多くの市民の声を受け入れることができます。
これらの対面とオンラインの個別相談会は、それぞれ異なる特性を持ちながらも、市民と自治体との関係を深化させるための重要な手段であり、現代の自治体運営においては欠かせません。
個別相談会に予約システムを導入するメリット
このような市民と自治体の架け橋となる個別相談会を更に有用にするために、DX化を行うことは重要です。そして、その効果的な手段として予約システムの導入が注目されています。この手法を取り入れることで得られるメリットは数多く、以下で主要なものを挙げます。
- 効率化：事前の予約情報から、どれだけのスタッフや資料が必要かを計画的に判断することが可能となります。これにより、無駄なコストを削減し、必要なリソースを適切に配置することができます。
- 市民の利便性向上：市民は予約システムを使って、自分の都合のいい時間に相談会を予約することができます。また、待ち時間が削減されることで、より快適にサービスを利用することができます。
- データの活用：予約システムを通じて収集されたデータは、今後のサービス改善やニーズの分析に役立てられます。特定の期間やテーマに対する需要の変動、市民の関心や要望の傾向などを把握することができるため、より市民に寄り添ったサービス展開が可能となります。
- アクセシビリティの向上：特にオンライン相談会の場合、事前の予約を通じて、テクニカルなサポートや必要な資料、ソフトウェアの準備を整えることができ、スムーズな運営を実現できます。
- 市民との信頼関係の強化：事前の予約を通じて、市民の要望や悩みをある程度知ることができ、相談時にその内容に対して十分に対応することで、市民との信頼関係を一層深めることができます。
総じて、予約システムの導入による個別相談会のDX化は、自治体と市民の関係を更に強化し、双方にとって多大な利益をもたらすものとなります。
自治体による導入事例
神奈川県川崎市 社会保険労務士会による相談会の実施
参考：神奈川県川崎市「神奈川県社会保険労務士会川崎北支部からのお知らせ」
相談予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/kawasakikita
神奈川県川崎市は、2023年10月21日に街頭での個別相談会を実施します。この会では労働問題や各種保険に関する質問といった労働に関する専門的な相談を、社会保険労務士が無料で対応します。
更に、オンラインでの相談も同時に行われます。オンライン相談を希望する参加者は、事前に予約サイトから申し込みを行えます。予約完了者には、参加用のZOOM URLがメールで前もって送信されるので、安心して当日の相談会に参加できます。
青森県八戸市 経済産業省の施策に関するオンライン個別相談会の実施
参考：青森県八戸市「経済産業省オンライン施策説明会・個別相談会」
参考：青森県八戸市「令和5年度経産省施策説明会・個別相談会チラシ」
相談予約に使われていた便利な予約ページ：https://reserva.be/21aomori
青森県八戸市は、経済産業省東北経済産業局を招き、地域経済活性化や企業向けの支援策に関するオンライン上の説明会と個別相談会を2023年3月8日に開催しました。
個別相談会では、施策内容に関する疑問や具体的な施策活用の相談など、1者あたり20～30分の専門的なセッションが設けられました。参加は事前に予約サイトからの申し込みが必須でしたが、これにより効率的に多くの参加者と深いコミュニケーションを取ることが可能になりました。
大阪府吹田市 おひさま相談の実施
参考：大阪府吹田市「おひさま相談（5歳～就学まで）」
参考：大阪府吹田市「おひさま相談のリーフレット」
相談予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/ohisamasuita
大阪府吹田市では、市内に在住する5歳のお誕生日から就学までの子どもとその親を対象に、「おひさま相談」を実施しています。この相談は、子どもの行動や発達、そして小学校へのステップに向けた不安を抱える保護者が、心理士との相談を通じてサポートを受けることができる機会となっています。
専用の予約サイトでは、残席がある日程は青色、キャンセル待ちの日程は黄色で表示されているので、相談を検討している人は一目で利用可能な日時を確認できます。
個別相談会の予約にはRESERVA
個別相談会のDX化を行うにあたって、予約システムは重要な鍵のひとつといえます。予約システムの導入によって、利用者は必要な時に自治体にアクセスできるため、利便性が向上します。運営側にとっても、業務時間中の予約に関する手続きの時間が大きく軽減されるため、運営の効率化が図れます。さらに、利用者の予約情報などのデータを収集することによって、利用者の需要傾向や利用時間帯の把握、サービスの改善点の特定などが可能になります。収集したデータは、将来の業務改善や企画立案に役立ちます。
個別相談会に予約システムを導入するにあたっておすすめなのが、実際の現場でも活用されている予約システムRESERVAです。RESERVAは操作性がシンプルでわかりやすいため、どの世代でもスムーズに利用することが可能です。また、人口20万人を超える規模の自治体から人口5万人以下の小規模な市町村でも導入実績があり、安心して利用可能です。
個別相談会の予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
全国の自治体が運営する個別相談会において、DX化の観点から予約システムの利用が注目されています。 今回は、個別相談会に予約システムを利用するメリットや実際の事例を紹介しました。今後もさらなる行政サービスの向上のために、予約システムの利用数は増えることが予想されます。 RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。