国内には、それぞれの自治体が運営している公共施設が多く存在しています。公民館や図書館といった施設は生活になじみ深いですが、自治体の運営する宿泊施設は生活から少々かけ離れており認知度も高くありません。
2020年（令和2年）に総務省によって策定された「自治体デジタル・トランスフォーメーション推進計画」を皮切りに、近年自治体DXが積極的に推進されるようになりました。その一環で市役所や図書館、公民館などの公共施設が次々とデジタルシステムを採用し、変化しつつあります。これらの公共施設は住民の生活に根付いているためDX化を意識しやすいです。しかし利用機会が限られている宿泊施設などは、改革が後手に回っています。
本記事では、自治体が運営する宿泊施設をいくつか紹介しながら、担っている役割やDX化事例について触れていきます。
自治体の宿泊施設とは
自治体の宿泊施設といっても、さまざまな種類があります。中でも一般的なのは保養施設と位置付けられている宿泊施設です。そこは、自治体に所属する人々が心身の健康のために、専用もしくは優先的に利用しています。また、学生が部活動の合宿などで利用する合宿所や、観光客向けの温泉旅館やキャンプ場といった施設も、自治体が運営している場合があります。こういった公営の宿泊施設は、運営費を公費でまかなっているため、同様の民営施設と比較したときの価格の低さが特徴です。
宿泊施設の運営目的
自治体の宿泊施設における運営目的は、地域の振興と住民の保養の2つに分けられます。都心部の大学や高校が部活動の合宿所として地方自治体の宿泊施設を利用することや、他県からの観光客が自治体の運営する温泉旅館に宿泊することは、地域の振興につながります。一方で、保養施設は、運営する自治体の地域外にある場合が多く、住民が日常生活圏から距離を置いて休養し、心や体をリフレッシュさせることで健康を維持することを目的としています。
宿泊施設の課題
冒頭でも触れたように、公営の宿泊施設は自治体DXの流れから取り残されている傾向にあります。これは、多くの利用者が公営の宿泊施設だということを認識しないまま宿泊していることによる、自治体の活動としての注目度が低いことが原因です。また、保養施設を中心とする公営宿泊施設は利用者が年々減少しており、税金の使途として疑問視されることも少なくありません。
こういった課題を解決するためには、DX化を推進することで注目度を上げ、さらなる利用を促していく必要があります。
予約システム導入のメリット
DX化を推進するにあたっての第一歩としておすすめなのが、予約システムの導入です。予約システムが導入されていない宿泊施設の多くは電話での予約受付がおこなわれており、利用申請書の記入が必要な場合もあります。そういった施設に予約システムを導入すると、さまざまなメリットが考えられます。
まず、導入によって24時間の予約受付が可能になります。利用者は時間を気にせず予約ができ、施設側も受付業務による負担を軽減できます。また、システム上で予約情報を管理することによってダブルブッキングなどの人為的ミスを防ぐことも可能です。
さらに、予約確認メールやリマインドメールの自動送信によるキャンセル率の低下や、人件費や紙などのコストの削減も期待できます。
宿泊施設の運営に適した予約システムの機能
上記のような基本的なメリットのほかにも、予約システムには宿泊施設の運営に役立つ機能が搭載されています。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能では、予約が埋まっている日程の枠にキャンセルが出た際に、キャンセル待ちを申請していた予約者に対して自動で通知し、予約を受け付けられます。施設側はキャンセルによって損失を受けることがなくなり、キャンセル待ちの予約者への個別連絡の必要もありません。予約者側も、定期的にサイトを訪れてキャンセルが出ていないかを確認しなくてもよいため、手間が省けます。
リマインドメール機能
リマインドメール機能とは、予約者に対して予約状況の再確認通知を自動配信する機能です。予約者が日時を間違えて記憶していたり、予約したことを忘れていたりした場合、このメールを配信することで直前キャンセルや無断キャンセルを防止できます。予約者にとっても、自分の予約が受理されていることが確認できるため、安心して足を運べます。
顧客アンケート機能
アンケート機能を利用して予約者の情報をあらかじめ得ておくことで、より満足度の高い接客が可能です。施設側が事前に聞いておきたい質問に答えてもらったり、顧客の要望を記入してもらったりと、さまざまな場面で活用できます。
公営宿泊施設の予約システム導入事例
栃木県宇都宮市｜道の駅うつのみや ヴィラ・デ・アグリ
栃木県宇都宮市の道の駅 ろまんちっく村には、併設の宿泊施設「ヴィラ・デ・アグリ」があります。スパや天然温泉も備わっており、家族旅行からビジネスまで広い用途で利用できます。
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/romanticmura
北海道蘭越町｜ふるさとの丘キャンプ場
北海道蘭越町の道の駅「らんこし・ふるさとの丘」に併設されているふるさとの丘キャンプ場では、バンガローに宿泊することができます。4人用のバンガローが1泊3000円というお手軽価格で、北海道の大自然を堪能できます。
参考：蘭越町ホームページ
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/rankoshirinrin
兵庫県川西市｜知明湖キャンプ場
知明湖キャンプ場は、川西市、猪名川町、豊能町が共同出資して開設された公営キャンプ場です。川遊びのできる整備された小川や、季節ごとにイベントが開催される広場など、子どもから大人まで楽しめる充実した設備が盛りだくさんです。
使われている便利な予約サイト：https://reserva.be/chimyoko381
宿泊施設予約はRESERVA
公営宿泊施設の予約に最適なシステムとして、多数の導入実績を誇る予約システムRESERVAが推奨されます。RESERVAは国内最大級の予約管理システムで、26万社以上の企業で利用されています。また、どんな業種にも対応できる、100以上の幅広い便利な機能が搭載されていることも特徴です。
また、RESERVAはそれぞれの業務形態に合わせて6種類の予約タイプから選択でき、公営宿泊施設の予約には「宿泊施設タイプ」の利用がおすすめです。シンプルでわかりやすい操作性や、メールや電話での充実したサポート体制も特徴的なRESERVAは、はじめて予約システムを導入する自治体でも安心です。
RESERVAの詳細についてはこちらをご覧ください。
まとめ
今回は、保養施設や合宿所といった公営宿泊施設のDX化について紹介しました。予約システムの導入は、搭載されている機能とあわせて活用することで、利用者にも施設にもさまざまなメリットをもたらします。
RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。