自治体は人材流出と働き方の多様化に直面しており、これに対応するためにテレワーク支援の重要性が一層高まっています。この動きに応じて、DX（デジタルトランスフォーメーション）を地方に広げるために、自治体主導のテレワーク支援の最適化が注目されています。本記事では、DXを推し進める自治体の具体的な取り組みを紹介し、どのように運営効率を上げているのかを詳しく説明します。自治体は、デジタルツールを駆使することでテレワーク施設の効果的な利用と運営を実現し、その結果、住民が新しい働き方を取り入れることの支援を可能にしています。そのような自治体の支援に関わる、さまざまな事例を見ていきましょう。
DXの重要性
DXは生産性や効率化促進のメリットだけでなく、社会全体の発展にも貢献しています。人口減少が進むと、より少ない人数で従来の業務を継続する必要があり、ICTを活用した効率化や改革が急務となっています。特にテレワーク施設の運営では、人件費を削減する点がメリットとされており、これを実現する上でDXは重要な鍵となります。
テレワークの現状と課題
DXは生活のあらゆる面で進行中です。特にテレワークの実践は、新型コロナウイルス感染症蔓延の影響で急速に普及しました。テレワークは働き方改革の一環として、企業だけでなく自治体にもその影響が及んでおり、日本全国でその取り組みが進められています。
テレワーク普及の背景
コロナ禍は、企業や自治体にとって大きな変革の機会となりました。テレワークは以前から進行していましたが、コロナ禍が契機となり、感染防止対策として急速に普及しました。その結果、企業のテレワークの導入や自治体のテレワーク支援も拡大し、環境整備やテレワークの普及に向けた取り組みが行われています。
テレワークにおける課題
テレワークは時間や場所にとらわれず、自分の働き方を選択できる一方で、いくつかの課題が指摘されています。その一例として、自宅に仕事をする環境が必要なことが挙げられます。テレワークをするにあたり、インターネット環境、自由にオンライン会議を行える部屋、適切なハードウェア、ソフトウェアなどを事前に準備する必要があります。
テレワーク支援の重要性
自治体がテレワーク支援をすることは、市民が柔軟な働き方を実現する上で極めて重要です。都市部との格差を縮め、地域に根ざした人材を確保・維持するため、自治体によるテレワーク環境の整備が求められます。テレワーク施設は、適切なハードウェアや安定したインターネット接続、静かな作業空間を提供することで、子育て中の親や介護が必要な家族を支える人々を含む、幅広い市民が自宅以外で効率的に働く選択肢を得ることができます。このような施設の普及は、地域経済の活性化にも繋がり、地方創生に不可欠な要素となります。
テレワーク施設に予約システムを導入するメリット
これまで紹介してきた通り、自治体で運営するテレワーク施設にはデジタル技術を使った運営の改革が必要になります。その中でも、DXを取り組み始める自治体におすすめなのが予約システムの導入です。予約システムの導入は、テレワーク施設の運営を予約受付以外の観点からも最適化することが可能です。ここでは、予約システムを導入するメリットを3つ紹介します。
利用効率の向上
予約システムを導入することで、テレワーク施設の利用状況をリアルタイムで把握し、空き状況をオンラインで確認できます。これにより、利用者は無駄な来訪を避け、効率よく施設を利用できるようになります。また予約システムの導入は、24時間予約を受け付けることが可能です。利用者はいつでも予約することができ、利用者の増加が見込めます。
管理コストの削減
予約の手間がオンラインシステムによって自動化されるため、電話や対面での受付にかかる人件費や時間を削減できます。また、システムが利用状況を追跡するため、アナログな管理作業が不要になります。オンライン上でチェックインをすることができ、各自のスマートフォンが鍵になるサービスがある予約システムの導入によって、無人運営が可能になります。
集客力の強化
予約システムでの予約は、電話やメールなどのアナログな予約よりも、利用者が気軽に使用しやすくなります。自治体のウェブサイトやSNSと連携することで、新規利用者の獲得につながる可能性もあります。さらに予約システムを通じて得られる利用データ分析を基に、テレワーク施設の運営戦略を練ることも可能です。
予約システムが導入されているテレワーク施設事例
北海道中富良野町｜まちなかオフィス・本幸ラボ
参考サイト：ナカフライフ「テレワーキング施設」
参考サイト：地方創生テレワーク「まちなかオフィス」
テレワーク施設予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/nakafuworkspace
北海道の中富良野町では、テレワーク用オフィスの本幸ラボ、まちなかオフィスを運営しています。
本幸ラボは、閉校となった旧本幸小学校をワーキングスペースとして整備し作られた施設です。テレワークはもちろん、各種イベントや楽器の練習、オンラインでの音楽教室などに利用できます。中心地から約10㎞離れた十勝岳連峰のふもとにあり、一歩外に出れば高台から見下ろす田園風景の町並みが一望できます。
まちなかオフィスは、JR中富良野駅から徒歩2分、国道237号沿いの好立地なテレワーク施設です。近くにコンビニや飲⾷店もあり、駐⾞場も完備しています。リモート会議用の個室も用意してあるため、デスクワーク以外での利用も可能です。
中富良野町は運営している2つのテレワーク施設に、予約システム「RESERVA」を導入しています。2か所とも部屋の種類が複数あり、定期契約など様々なメニューがあるため、予約システムを導入して効率的に予約管理を行っています。予約システムを導入していることで、まちなかオフィスでは開始時刻の1分前まで予約が可能になり、集客の増加につながります。
埼玉県狭山市｜テレワークブース RE:BOX（リボックス）
参考サイト：狭山市「テレワークブース『RE:BOX』を設置しました。ぜひご活用ください！」
参考サイト：ランシステム サイバーテレワークソリューション「どこにでも設置できるテレワークブース『RE：BOX』」
テレワークブースの予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/sayamasanrou/about
埼玉県狭山市の産業労働センター2階の入り口付近に、テレワークブース「RE:BOX（リボックス）」が設置されました。これは、自宅にテレワーク環境やWEB会議に適したスペースを持たない方向けに運営しています。
RE:BOXを設計した株式会社ランシステムは、元々複合カフェ「自遊空間」でサテライトオフィスを提供するサービス「R-Work（アールワーク）」を展開しており、テレワークの充実に取り組んできました。そこでの個室ブース設計の経験を活かして開発したのがRE:BOXです。RE:BOXはキャスター付きのため移動が可能で、スペースを有効に活用できる点が特徴です。組み立て式であり、搬入・搬出が容易で、使い勝手が非常に良いとされています。
滋賀県｜コワーキング・チャレンジオフィス
参考サイト：滋賀県「女性のコワーキング・チャレンジオフィス利用について」
サテライトオフィスの予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/gnetoffice
滋賀県では、起業や地域づくりなどに積極的な女性を支援するためのオフィスを滋賀県立男女共同参画センター G-NETしが内で運営しています。オフィススペースに加え、交流や情報交換が可能なテーブルも設けており、女性の起業を促進を図っています。施設には月に数回、オフィスマネージャーとして業務アドバイスを提供する相談役が在室します。このオフィスはすでに起業している方も利用対象なので、起業家同士のネットワーキングや起業支援情報の収集の場として、さまざまなアイデアを生み出す場としての利用を推奨されています。
テレワーク施設にオススメの予約システムRESERVA
テレワーク施設の予約管理には、豊富な導入実績を持つRESERVAがおすすめです。これは国内No.1予約システムで、26万社以上の企業や500以上の政府機関・地方自治体が利用している実績があります。予約の自動化はもちろんのこと、決済や顧客管理、集客支援など、100を超える多機能性を誇ります。これにより、自治体の業務が格段に効率化されます。
RESERVAは、インターネットを通じて24時間予約を受け付け、スマートロック連携による入退室の自動管理で施設の無人化運営を実現します。予約時のカード決済機能により、前払いを可能にし、人件費を削減します。さらに、リモートワークに必要な機器をオプションメニューとして予約システムに組み込むことで、利便性を高めるなどテレワーク施設に適切な機能が多く存在します。
初期費用が無料で、サポートやヘルプの充実しているため、予約システム導入が初めての自治体にも適しています。
RESERVAの導入は、予約を取るだけではなく、自治体の様々な業務を効率化するための強力なツールとなります。RESERVAの詳細情報は、こちらをご覧ください。
まとめ
今回は自治体のテレワーク支援についてまとめました。自治体におけるテレワーク支援の取り組みは、DX化の波を地方へと拡大する重要なステップです。RESERVAを利用することで、自治体はテレワーク施設の利用予約をかんたんに管理し、利用者にとってもアクセスしやすいサービスを提供できます。これにより、自治体は業務の効率化を図るとともに、住民の働き方の多様性を支援し、地域経済の活性化を進めることが可能になります。RESERVAの導入は、地方創生のDX化という新たな道を切り開くための実用的な手段です。
RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。
