自治体の業務効率化に貢献！確定申告窓口の予約システム

自治体の確定申告窓口は、毎年多くの市民が訪れるため、大きな混雑が生じます。市民は待ち時間に苦しむ一方、窓口業務を担当する職員も一定時間内に多くの対応を求められ、業務の効率が低下しています。このような背景から、自治体の確定申告窓口において業務効率化が急務となっています。

本記事では、確定申告窓口の業務効率を向上させるために予約システムを導入することについて解説します。予約システムのメリットや、実際に取り組んでいる自治体の事例を通して、その有効性を紐解いていきます。

確定申告窓口の概要

確定申告とは

確定申告とは、一定期間（通常1年間）の所得に対する税金を計算し、必要な場合にその差額を納税したり、過払いがあれば還付を受けるための手続きのことを指します。

確定申告窓口の役割

確定申告窓口とは、確定申告を行うための公的な場所を指します。特に確定申告の期間中、税務署や自治体施設に設けられるこの窓口では、申告書の受け付けや所得税の計算、関連する質問への回答などが行われます。

以下、確定申告窓口の主な役割について紹介します。

1. 申告書の受付: 確定申告の手続きを行うためには、所定の申告書を記入して提出する必要があります。この申告書の受け付けが確定申告窓口で行われます。
2. 相談対応: 確定申告に関する疑問や不明点がある場合、窓口のスタッフや税務署の職員が対応して、説明やアドバイスを提供します。
3. 税額の計算サポート: 一部の窓口や税務署では、税額の計算サポートを行っており、申告者が正確に税金を計算できるようアシスタンスを行うこともあります。
4. 必要書類の提供: 確定申告に必要な書類や資料、案内などを配布している場合もあります。

業務の効率化を図る予約システムの導入

業務効率化を実現するために、確定申告窓口に予約システムを導入する自治体が増加しています。予約システムの概要や、導入した際のメリットを紹介します。

予約システムの概要

予約システムとは、サービスや施設、イベントなどを特定の日時に利用するための席や枠を前もって確保する仕組みを指します。従来は電話や直接の訪問による予約が主流でしたが、近年ではインターネットを利用したオンライン予約システムが急速に普及しています。

オンライン予約システムを利用することで、ユーザーは24時間いつでも予約を行うことが可能となり、確認や変更、キャンセルも容易に行えます。 また、運営者側にとっては、予約状況の一元管理や効率的な人員配置、リソースの最適化などの運営効率の向上が期待されます。

予約システムのメリット

確定申告窓口に予約システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

1. 待ち時間の短縮: 予約システムを利用することで、市民は指定された時間に窓口を訪れることができ、無駄な待ち時間を削減できます。これにより、市民のストレスや不満が軽減されるとともに、サービスの質の向上が期待されます。
2. 業務効率の向上: 予約情報をもとに、事前に必要な準備やスタッフの配置を計画することが可能となり、窓口業務のスムーズな運営が実現します。
3. 混雑緩和: 予約システムによって、一度に多くの人が集まることを防ぎ、窓口や待合スペースの混雑を緩和することができます。
4. 市民の計画性向上: 予約システムの導入は、市民が自らのスケジュールを計画しやすくなるとともに、確定申告を忘れるリスクを減少させる助けとなります。
5. データ活用の拡大: 予約データは、窓口の利用傾向やピーク時の分析に役立ち、より効果的な運営改善や将来の施策策定の参考として活用できます。

以上が予約システムの導入による業務効率化のメリットです。自治体によっては、これらのメリットに着目し、予約システムを活用した窓口業務の改善を進めています。

自治体における予約システムの実例

予約システムは、自治体の業務効率化に非常に役立つツールとして導入されています。以下では、具体的な自治体の予約システムの実例を紹介します。

福井県大飯郡高浜町

福井県大飯郡高浜町では、2023年2月16日から3月15日までの間、確定申告の事前予約を予約サイト上で行っていました。

受付時間が午前の9時から11時、及び午後の13時から16時と設定されていたため、サイトを通じて町民が不要な時間外に来庁することを予防する仕組みがありました。

福島県西白河郡西郷村

福島県西白河郡西郷村は、2022年2月16日から3月15日までの間、予約サイトで確定申告窓口の事前予約を受け付けていました。

給与や年金関連は2月16日から3月4日、事業関連は3月7日から3月10日、そして譲渡関連などその他の申告は3月11日から3月15日と、申告の内容に応じて受付期間が設定され、混雑の解消が図られました。

静岡県駿東郡小山町

静岡県駿東郡小山町は、予約システム上で確定申告窓口の予約を行っていました。

予約サイト上に、「譲渡所得がある」「青色申告を選択している」「収支内訳書の完成に至っていない」「税務署または税理士に相談の必要がある」の項目に１つでも当てはまる方は「税務署」または「税理士」から予約するようにとの記載があり、予約前段階から町民が確定申告に関する手続きをスムーズに行えるようなサポートがありました。

愛知県刈谷市

愛知県刈谷市は、2022年に市民の待ち時間を短縮し申告の際の混雑を緩和するために、オンラインの予約サイトを活用した事前予約制を導入していました。

市役所を含む合計5カ所の申告会場が用意されており、予約サイトを通じて市民は都合の良い会場と日時をかんたんに選択できました。

確定申告窓口の予約にはRESERVA

確定申告窓口の業務効率化を行うにあたって、予約システムは重要な鍵のひとつといえます。予約システムの導入によって、利用者は必要な時に自治体にアクセスできるため、利便性が向上します。運営側にとっても、業務時間中の予約に関する手続きの時間が大きく軽減されるため、運営の効率化が図れます。さらに、利用者の予約情報などのデータを収集することによって、利用者の需要傾向や利用時間帯の把握、サービスの改善点の特定などが可能になります。収集したデータは、将来の業務改善や企画立案に役立ちます。

確定申告窓口に予約システムを導入するにあたっておすすめなのが、実際の現場でも活用されている予約システムRESERVAです。RESERVAは操作性がシンプルでわかりやすいため、どの世代でもスムーズに利用することが可能です。また、人口20万人を超える規模の自治体から人口5万人以下の小規模な市町村でも導入実績があり、安心して利用可能です。

確定申告窓口の予約に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。

まとめ

今回紹介したように、自治体の業務効率化を図るために、確定申告窓口に予約システムを導入することは非常に効果的です。予約システムの導入により、自治体は煩瑣となりがちな様々な業務を効率化することが可能となり、市民は事前に予約をすることでスムーズな対応を受けることができます。 このことから、市民と自治体双方の利益を追求する手段として、確定申告窓口への予約システムの導入例は増加するでしょう。 RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。