予約システムとは？
予約システムの定義
予約システムは、サービス提供者と顧客が、特定のサービスを事前に日時を決めて確保するための情報技術ツールです。このシステムは、ホテルの宿泊予約、施設の予約、イベントの予約など、多岐にわたる用途に利用されます。基本的に、ユーザーは専用のウェブサイトやアプリケーションを通じて利用したいサービスを選択し、利用日時や必要情報を入力して予約を行います。システムはリアルタイムで空き状況を確認し、予約が可能であれば確保を行い、ユーザーに確認の通知を送ります。
予約受付に限らず、日程調整やキャンセル対応も予約システム上で可能です。また、予約システムによっては、予約時の事前決済機能があり、予約にとどまらず業務を効率化させることができます。さらにSEO対策が搭載されている予約システムもあり、集客率アップが実現します。
予約システムのメリット
予約システムの導入によって自治体にもたらされるメリットは以下の通りです。
・予約受付、管理、対応の自動化
予約システムは、受付の自動化以外にも、管理やその後の対応も自動化します。顧客情報の蓄積や、予約者への自動確認メール送信機能なども備えています。予約システムを利用することで、手作業で行っていた業務の自動化ができます。
・24時間対応
アナログな予約では営業時間外の予約を受け付けることができませんでした。予約システムを導入することで、いつでも予約を受けることができます。
・人為的ミスを防げる
人為的に起きるダブルブッキングなどを防ぐことができます。ミスの減少は、顧客満足度の向上にも寄与します。
・顧客データの収集・分析が行える
予約に関する情報や顧客属性、予約の理由などが蓄積できるので、これらをマーケティングに活かすことができます。顧客データを元にフォローアップやアップセルなどもでき、顧客の満足度向上や、新規顧客獲得が促進されます。
・事前決済
事前決済機能があると、レジで対応する人員にかかるコストを削減できます。また、事前に決済を済ませていることで無断キャンセルの防止にもつながります。
自治体での事例
多くの自治体では予約システムを導入して事務手続きを削減しています。
・経営相談：江東区
参考：江東区「経営相談予約」
予約サイト：https://reserva.be/koto_city/
・公営スポーツ施設：富山県高岡市
参考：高岡市「公営スポーツ施設」
予約サイト：https://reserva.be/takaokashi55sports
・森林体験：滋賀県栗東市
参考：滋賀県栗東市立森林体験交流センター 公式ホームページ
予約サイト：https://reserva.be/rittoshinrinbbq
・美術館資料センター：国立西洋美術館
参考：国立西洋美術館「研究資料センター」
予約サイト：https://reserva.be/nmwa_research_library
・テレワーク施設：北海道中富良野町
参考：カフライフ「テレワーキング施設」
参考：地方創生テレワーク「まちなかオフィス」
予約サイト：https://reserva.be/nakafuworkspace
自治体DXにはRESERVA
自治体がDXを推進するにあたって、おすすめなのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、予約管理にとどまらず、決済から顧客管理、さらに集客に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、自治体の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとっても一元的で使いやすい環境が提供されます。
現在多数の予約システムがありますが、自治体が効率的にDXを促進するためには、実際に導入事例もあるRESERVAを推奨します。RESERVAは、26万社が導入、500以上の政府機関・地方自治体も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、自治体の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる地方自治体にもおすすめです。