従来より、青少年会館は青少年を中心とした地域住民の交流拠点として重要な役割を担ってきました。しかし、近年の青少年会館は、職員の不足や予算不足など解決すべき重要な課題を抱えています。そうした課題の解決に有効なのが自治体DXでの変革であり、自治体DXの中でも特に注目されているのが、予約システムの導入です。
本記事では、自治体DXの中でも予約サイトの導入に焦点を当て、予約システムの導入メリット、導入事例について解説します。
青少年会館の役割
青少年会館は、青少年に交流と活動の場を提供し、心身ともに健全な青少年の育成を促進する施設です。主な活動内容は、イベントの開催や青年団をはじめとする青少年団体への支援、施設運営のノウハウの相互交換など多岐にわたっています。
社会や人とのつながりが希薄化している現代において、青少年会館は、地域活性化を推進する重要な役割を担っています。
青少年会館の課題
ここでは、青少年会館における解決すべき課題について解説します。
職員の不足
青少年会館が抱えている大きな課題として、職員の不足が挙げられます。総務省が2022年に発表した『地方公共団体定員管理調査結果』によると、1994年以降、自治体職員の数は減少傾向にあります。2022年時点で、職員数はピーク時から約15％も低減しており、人手不足が深刻です。こうした人材の不足により、職員1人あたりの業務負担は増加しており、青少年会館を含めた自治体のサービス提供能力に多大な影響を及ぼしています。
予算不足
青少年会館の資金源である地方財政は、現在厳しい状況に陥っています。総務省の「地方財政制度」によると、地方の財源不足は、税収の落ち込みや減税などにより、1994年以降急激に拡大しました。2010年度には、景気後退の影響で過去最大の18.2兆円に達し、2023年度においても、社会保障関係費の増大などにより、2.0兆円の財源不足が生じています。そのため、青少年会館が充実した行政サービスを提供するためには、施設機能や運営方法などを見直し、効率的な資金繰りを行うことが不可欠です。
予約システムの導入による自治体DX
自治体DXとは
自治体DXは、デジタル技術を駆使して行政サービスの質を高め、効率化を図る取り組みです。総務省は自治体DXの目標を、「自らが担う行政サービスについて、デジタル技術やデータを活用して、住民の利便性を向上させるとともに、デジタル技術やAI等の活用により業務効率化を図り、人的資源を行政サービスの更なる向上に繋げていく」と定めています。
現代の青少年会館において、自治体DXで業務効率化を図り、限られたリソースを適切に活用することは、地域経済の発展のために極めて重要です。
予約システムの導入
自治体DXにおいて特に効果的な取り組みが、予約システムの導入です。青少年会館の運営における予約システムの導入は、住民の利便性向上や効率的なサービス提供、さらにはサービス品質の向上にも寄与します。予約システムを導入するメリットは以下の通りです。
業務効率化：予約システムは予約受付や利用者情報を自動で管理します。人の手により紙やExcelで管理する必要がありません。書き間違いや聞き間違いなどの人為的ミスも発生しなくなり、正確で効率的な青少年会館の運営が実現します。
費用削減：予約システムの自動管理機能は、費用の削減にも効果的です。予約や参加者の情報はデータ化されるため、大量の紙や管理するスタッフに費やしていた経費は低減されます。
利用者の利便性向上：予約の確認や変更をオンラインでかんたんに行えることで、利用者の利便性が向上します。また、待ち時間の短縮やスムーズな受付が実現し、地域活動に参加しやすい環境づくりに貢献します。
データの収集とサービスの質の向上：予約システムを通じて、予約状況や利用者のデータを一元管理することが可能です。蓄積されたデータから、どの住民層がどのようなサービスを求めているかを分析できるため、行政サービスの質の改善につなげられます。
予約システムが導入されている青少年会館の事例
街山青少年会館｜神奈川県谷矢部東町
街山青少年会館は、谷矢部東町内会と竹の下町内会により運営・管理されており、街山八幡社の旧神楽殿を施設として活用しています。この施設は、地域住民の親睦の場として使用することが可能です。
予約サイトでは、カレンダーで予約可能日時を一目で確認することができます。日時選択の際には、時間単位予約と日単位予約の二通りから選択することが可能で、予約する際の利用者の負担が軽減されています。
青少年会館におすすめの予約システムRESERVA
さまざまな予約システムのなかで、青少年会館への導入事例もあるRESERVAがおすすめです。RESERVAは、28万社が導入、500以上の政府機関・地方自治体も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約はもちろん、決済、顧客管理、さらには集客まで自動化するなど機能は100種類を超えています。自治体の業務プロセスがより効率的に進められます。
初期費用無料で、サポート窓口の充実さ、ヘルプの利便性が高いことから、初めて予約システムを導入する青少年会館にもおすすめです。
RESERVAは予約を受け付けるだけでなく、多岐にわたって業務の効率化を図ることができます。青少年会館に最適なRESERVAの詳細は、こちらをご覧ください。
まとめ
今回は、青少年会館の課題解決に欠かせない自治体DXの中から、特に効果的な予約システムの導入について解説しました。青少年会館に予約システムを導入することで、業務効率化や費用削減、利用者の利便性向上が期待できます。
また、国内No.1の予約システムであるRESERVAは、100種類という機能の豊富さにも関わらず初期費用が0円であるため、予約システムに慣れている青少年会館から不慣れな青少年会館までオススメです。
RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。