メタバース役所による自治体DX｜予約制で待ち時間の短縮が可能に

近年、自治体の行政サービスはDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の影響を受け、大きく変化しています。その中でも、メタバース技術を活用した「メタバース役所」は、行政手続きを効率化する取り組みとして注目されています。

従来の窓口対応は、長い待ち時間が発生する点や、手続きが複雑になりがちな点が住民にとって負担であり、自治体の業務を圧迫していました。しかし、メタバース役所を導入すれば、住民はオンライン上で手続きを完了でき、自治体も業務の効率化を図れます。また、予約制の導入によって待ち時間を短縮し、職員の業務負担をさらに軽減することが可能です。

本記事では、メタバース役所の概要や導入によるメリット、さらにおすすめの予約管理システムRESERVAの活用法について詳しく解説します。

メタバース役所とは

メタバース役所とは、インターネット上の仮想空間（メタバース）に構築された、自治体の行政手続き窓口を指します。住民は、自宅や職場からデジタルデバイスを使って窓口にアクセスでき、仮想空間内で職員とコミュニケーションを取りながら手続きを進められます。

これによって、来庁が困難な住民でも安心して行政サービスを受けられるようになります。

自治体がメタバース役所を導入するメリット

メタバース役所の導入は、住民と自治体双方に多くの利点をもたらします。ここでは、その具体的なメリットについて説明します。

住民のアクセシビリティが向上

メタバース空間では、移動の手間や待合室の混雑がありません。インターネット環境さえあれば、いつでもどこからでもアクセスできるため、育児や介護で外出が難しい人や、遠隔地に住む人でもストレスなく行政手続きを行えます。

行政手続きの効率化

従来の対面窓口では、住民は手続きの際に複数の部署を回ることが多く、時間的・精神的負担がかかる傾向にありました。しかし、メタバース役所はオンラインで手続きを完了できるため、ストレスが大幅に削減されます。

自治体側にとっても、オンライン化によって部署間での情報共有がスムーズになり、業務の重複をなくすことができます。また、書類のデジタル化が進むことで、手続きの精度も向上します。

災害時でも機能を維持

地震や台風などの災害が発生すると、庁舎が被災し窓口業務が停止する可能性があります。しかし、メタバース役所であればオンライン上で行政サービスを継続できるため、住民は安全な場所から手続きを進められます。これにより、自治体は非常時でも行政サービスを提供できます。

メタバース役所の予約管理に、予約システムを導入するメリット

予約制のシステムを導入することで、自治体はメタバース役所をよりスムーズに運用できるようになります。本章では、予約システムを導入するメリットを詳しく解説します。

待ち時間の大幅削減

メタバース役所は、対面窓口の混雑を削減するという利点がありますが、想定以上のアクセスが集中すると、オンライン上でも待ち時間が発生する可能性があります。

しかし、自治体が予約制を導入することで、住民は事前に希望日時を選び、混雑する時間帯を避けることが可能です。当日、予約時間になればすぐに手続きを行えるため、住民の待機時間が最小限になります。

職員の負担軽減

予約管理システムを導入することで、職員側も一日のスケジュールを効率よく調整できるようになります。来庁予定者が可視化されるため、必要な資料を事前に用意し、スムーズに対応を進められます。

また、システムは職員が対応する時間帯を分散させることもでき、一部の時間帯に極端に負荷が集中することを防げます。

利用者データの活用

予約システムによって収集した利用者データを分析することで、どの時間帯にアクセスや問い合わせが集中しやすいかなどの傾向を把握可能です。これを基に、自治体は職員の配置を最適化できます。

RESERVAで、メタバース役所の予約管理がスムーズに

メタバース役所の予約管理を行うにあたって、おすすめなのがRESERVA（レゼルバ）予約システムの導入です。RESERVAは、導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約サイトの作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい・使用感を確かめてから導入したいといった事業者の方にもおすすめです。

RESERVAおすすめ機能

RESERVAには、メタバース役所の予約管理に役立つ機能が豊富に揃っています。本章では、その中でも特に有用な機能を紹介します。

LINE連携

LINE連携機能は、役所のLINE公式アカウントとRESERVAを連携できる機能です。住民は普段使用しているLINEから予約を行えるため、新たにアプリをダウンロードしたり、Webサイトを検索したりする必要がありません。これによって、メタバース役所がさらに便利になります。

自治体側も、予約確認のリマインドや必要書類の案内をLINE上で行えるようになります。これによって、住民とのやり取りがスムーズになり、ノーショーのリスクを減らせます。

残席数表示

残席数表示機能は、時間帯ごとの利用可能な枠数をリアルタイムで表示する機能です。住民は予約サイトにて空き状況を確認できるため、申し込みの際に混雑する時間帯を避けられます。自治体側も、空き枠数を正確に把握することで、人員配置を正確に行えます。

ファイル提出

ファイル提出機能は、予約時に画像や書類などのファイルをアップロードできる機能です。この機能を利用することで、住民は手続きに必要な身分証明書や申請書類を事前に提出し、相談当日の負担を減らせます。

職員側も手続きにかかる時間をさらに短縮できるため、住民・自治体双方にとって利便性が高い機能です。

予約時アンケート

予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。この機能によって、住民は手続きに必要な情報を事前に回答でき、自治体はそれを基にスムーズな対応を準備可能です。

まとめ

本記事では、自治体がメタバース役所を導入するメリットと、さらに利便性を高める予約システムの活用について解説しました。メタバース役所において、住民がスムーズに手続きを進めるためには、予約制のシステムが不可欠です。

数ある予約システムの中でも、RESERVAはメタバース役所の予約管理に最適な機能を多数備えています。特に、LINE連携や残席数表示、予約時アンケート、ファイル提出などは、自治体の業務負担を軽減し、住民サービスの向上に貢献します。

メタバース役所に関心のある方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。RESERVA lgでは、今後も自治体DXに関する学び、挑戦を取り上げていきます。