確定申告時期になると、自治体の窓口や特設会場では長時間の待ち時間や予約対応の混雑が発生しやすくなります。申告相談やe-Taxサポートの対応に追われ、職員の負担が増大するケースも少なくありません。こうした課題を解消する手段として注目されているのが、予約システムの導入です。オンラインでの予約受付を自動化することで、住民対応の効率化や窓口混雑の緩和が可能になります。本記事では、自治体担当者が抱えやすい課題を中心に、確定申告受付業務を最適化する方法をQ&A形式で解説します。
確定申告予約システム導入前に知っておくべき基本
Q1. 確定申告受付に予約システムを導入するメリットは何ですか？
Answer：予約システムの導入により、住民対応の効率化と待ち時間の削減が実現します。
従来の電話予約や窓口受付では、繁忙期に職員が対応しきれず混乱することがありました。予約システムを導入すれば、住民はオンラインでいつでも申告相談の予約ができ、窓口での受付業務を大幅に軽減できます。さらに、担当者は予約状況をリアルタイムで確認できるため、職員配置の最適化にもつながります。これにより、対応漏れやダブルブッキングを防ぎ、住民満足度の向上が期待できます。
おすすめの予約システムについてはこちら：確定申告のための予約システム
Q2. オンライン予約に不慣れな住民にも対応できますか？
Answer：スマートフォンやパソコン操作に不慣れな方でもかんたんに利用できる仕組みを備えています。
RESERVAは、画面構成がシンプルでわかりやすいため、特別な知識がなくてもスムーズに操作できます。入力項目もシンプルに設計できるため、基本情報と希望日時を選ぶだけで予約が完了します。また電話や直接受けた予約をシステム上に手動登録できる機能も備わっているため、オンライン操作に不安のある住民にも対応可能です。高齢化社会においても、利用者目線に配慮した仕組みを構築できるのが強みです。
Q3. 無料で導入を試すことはできますか？
Answer：永久無料のフリープランを利用して導入検証が可能です。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
RESERVAのフリープランでは、確定申告などのイベント予約受付に必要な基本機能を無料で利用できます。操作性や住民の反応を確認しながら段階的に導入範囲を広げることが可能です。システムの使い勝手を体験したうえで、有料プランに移行することで、より高度な機能を活用できます。導入時に発生する初期費用が不要な点も、自治体にとって大きなメリットです。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q4. セキュリティ面の信頼性はどう確保されていますか？
Answer：二要素認証や通信暗号化などの多層的なセキュリティ対策が実装されています。
確定申告情報を取り扱う業務では、個人情報保護が最優先事項です。RESERVAはISO/IEC 27017（クラウドサービスセキュリティ）の認証を取得しており、データの保護と不正アクセス、攻撃の即時ブロックを徹底しているため、情報漏れの心配なく安心して利用できます。また、自治体や公共機関での導入実績も多く、信頼性の高いシステムです。さらに、アクセス制限を設けられるIPアドレス制限機能なども利用でき、内部・外部の両面から安全性を確保できます。これにより、自治体や職員、住民の双方が安心して利用できる環境が整います。
RESERVAのセキュリティ対策についてはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
Q5. システム導入時に職員研修は必要ですか？
Answer：基本的な操作は直感的に行えるため、特別な研修は不要です。
RESERVAは、専門知識がなくても利用できるシンプルな管理画面を備えています。職員はカレンダー上で予約状況を確認・編集でき、申告会場の空き状況も一目で把握できます。導入後のマニュアルや動画ガイドも用意されており、業務に不慣れな職員でも安心して運用できます。また、導入前に試用アカウントで操作を確認することも可能です。
・RESERVA公式YouTubeはこちら：【公式】RESERVA予約システム
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA予約 操作マニュアル
・RESERVA相談会はこちら：RESERVA相談会
予約受付・運営管理の効率化を実現する機能
Q6. 確定申告の受付枠をまとめて登録することはできますか？
Answer：複数日程を一括で登録できる予約枠・日程一括登録機能が用意されています。
確定申告期間中は、数百件単位の受付枠を設定する必要があります。予約枠・日程一括登録機能を利用すれば、Excel形式のテンプレートを使って複数枠を一括登録できます。これにより、申告期間設定が短時間で完了し、職員の負担を大幅に削減できます。特定の曜日や時間帯のみ予約を受け付ける設定もかんたんに行えます。
Q7. 窓口での本人確認を効率的に行う方法はありますか？
Answer：事前のデータ提出をオンライン化することで、窓口での本人確認をスムーズに行えます。
確定申告の窓口では、本人確認書類や申告関連書類をその場で確認するため、待ち時間が長くなりがちです。本システムのファイル提出機能を利用すれば、住民がマイナンバーカードの写しや必要書類を事前にアップロードできます。職員は来庁前に内容を確認できるため、当日の照合作業が迅速化され、本人確認がスムーズに完了します。
また、提出されたデータは暗号化された状態で管理され、自治体側でダウンロード・保管が可能です。これにより、書類の紛失リスクを防ぎつつ、窓口業務のペーパーレス化も進められます。
Q8. 会場ごとに担当職員を割り当てて管理できますか？
Answer：サブ管理者設定機能を利用すれば、複数の会場や担当者を一元的に管理できます。
自治体では、申告相談会場を複数設けることが一般的です。サブ管理者設定機能を利用すれば、会場単位や担当職員単位で権限を付与し、各自の範囲内で予約確認や変更を行えます。管理権限の階層化により、誤操作や情報漏えいを防止しながら、全体の運営状況を本庁側でリアルタイムに把握可能です。これにより、自治体全体の業務統制が効率化します。
Q9. 予約のキャンセルや変更に迅速に対応する方法はありますか？
Answer：予約のキャンセルや変更操作を住民自身が行えるため、窓口対応の負担を軽減できます。
繁忙期には、申告相談の急なキャンセルや遅刻連絡が多発します。予約キャンセル機能と予約変更機能を設定すれば、住民が自身でキャンセルや変更手続きを行えるため、職員による手動対応を最小限に抑えられます。また、キャンセル待ち機能と連動させることで、空いた枠を自動的に別の住民へ再配分することも可能です。これにより、申告相談枠の稼働率を最大化できます。
Q10. 住民にリマインド通知を自動で送ることはできますか？
Answer：予約日前日に自動でメール通知を送信できます。
予約リマインドメール機能を活用することで、予約日前日や当日に自動通知を配信できます。これにより、来庁忘れや時間間違いによるトラブルを防止できます。通知内容は自治体の文面に合わせて自由にカスタマイズ可能で、持ち物や必要書類の案内を含めることもできます。自動通知の導入によって、電話確認の手間を大幅に削減できます。
申告予約データの活用と改善につなげる仕組み
Q11. 申告相談の予約データを分析することはできますか？
Answer：予約データ分析機能を活用することで、予約件数や利用者動向をグラフで可視化できます。
予約データ分析機能では、予約件数の推移や時間帯別・会場別の利用状況を自動で集計します。これにより、混雑傾向を把握し、次年度の会場配置や職員シフト調整に活用できます。さらに、キャンセル率や予約経路の分析により、運用改善の指標を得ることが可能です。データはCSV形式でも出力でき、報告書作成にも活用できます。
Q12. 住民からの満足度を集める仕組みはありますか？
Answer：顧客満足度調査機能により、相談後に自動でアンケートを送信し、満足度を収集できます。
顧客満足度調査機能を利用することにより、相談終了後に自動送信されるメールを通じて住民の評価を取得できます。質問内容や回答形式を自治体仕様に設定でき、自由記述欄で改善要望を収集することも可能です。アンケート結果はリアルタイムで集計され、次回の申告対応に反映できます。これにより、住民視点に基づいた行政サービスの質向上が期待できます。
Q13. 確定申告の相談をオンラインでも開催可能ですか？
Answer：Zoom連携機能を利用することで、オンライン相談受付が可能です。
自治体では近年、来庁が難しい住民や高齢者向けにオンライン相談を実施する動きが広がっています。Zoom連携機能を利用すれば、確定申告の事前相談や申告サポートをオンラインで行うことができます。予約確定と同時にZoomの会議URLが自動発行され、住民と担当職員の双方にメールで通知されるため、スムーズに接続できます。
オンライン相談は、対面業務の負担を軽減するだけでなく、地域外からの相談にも対応できる点が大きな利点です。操作が不安な住民向けには、メール本文内に接続手順を記載しておくことでサポートも容易になります。
Q14. カレンダーシステムと連携することはできますか？
Answer：Googleカレンダー連携機能によって、Googleカレンダーとの連携が可能です。
Googleカレンダー連携機能を活用すれば、確定申告や相談予約の日程を自動で職員カレンダーに反映できます。庁内のスケジュール共有が容易になり、他部門との重複対応を防止できます。職員間の連携が円滑になり、申告会場の稼働状況をリアルタイムで共有できる点も大きな利点です。
Q15. 住民に一斉案内や変更通知を送ることはできますか？
Answer：RESERVAメールを利用することにより、利用者全員または特定の予約者へ一斉に通知を送信できます。
例えば、台風・大雪・地震などの自然災害や、感染症流行にともなう臨時休業の際に、対象となる予約者へ一斉にメールを送信できます。個別に電話をかける必要がないため、緊急時でも迅速かつ確実に情報を共有できます。
また、配信先は「当日利用予定の予約者」などのように、条件を絞って送信することが可能です。これにより、本当に必要な方だけに情報を届けられ、不要な混乱や誤解を避けられます。さらに、予約者がスマートフォンで即時に受信できるため、連絡の行き違いを最小限に抑えられます。
自治体の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった自治体職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、自治体運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、住民は24時間いつでも申し込みでき、自治体側は開庁時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
確定申告の受付・相談業務は、自治体にとって年間で最も業務が集中する期間の一つです。従来の電話・窓口対応では職員の負担が大きく、住民にも待ち時間のストレスが発生していました。予約システムRESERVAを導入することで、受付の自動化、事前書類のオンライン提出、オンライン相談対応までを一元的に運用でき、自治体全体の効率化が実現します。
確定申告業務のDX化は、単なる利便性の向上にとどまらず、職員の働き方改革や住民サービスの質的向上にも寄与します。今後、窓口業務のオンライン化が進む中で、RESERVAは自治体のデジタル運営を支える中核ツールとなるでしょう。
