学校施設開放事業の運営で、電話対応や予約受付に追われていませんか？
本記事では、学校施設開放事業の運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。ネット予約や予約システムの導入・安全面、業務効率化などについて、学校施設開放事業の運営者や利用者の悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
受付や利用者情報管理などの、学校開放事業運営者のお悩みのためのQ＆A
Q1．予約受付の際に、毎回電話やメールでの対応をするのが手間です。何かよいやり方はないでしょうか？
Answer：予約システムを導入しましょう！利用者からの予約を自動で受け付けるため、電話やメール対応をする必要がなくなります。
自治体の学校施設開放事業では、体育館や校庭、教室やプールなどさまざまな場所を貸し出していることが多く、必然的に予約の件数も多くなるため、負担が大きいですよね。このような課題を解決するのが、予約受付業務を自動化する予約システムです。予約システムは24時間いつでも自動で予約を受け付けるため、職員が休みの際も予約のとりこぼしを防ぎます。また、その都度対応する必要もないため、大幅に業務負担を減らすことが可能です。
・おすすめの予約システムについてはこちら：学校内施設のための予約システム
Q2．どのような方が利用されたのか、情報を管理し分析していきたいです。
Answer：予約システムを導入することで、利用者情報のさまざまな指標による分析が可能です。
学校施設開放事業は、より地域住民に貢献し満足度を高めていけるよう工夫をこらしていく必要がありますが、その際に役立つのが予約システムのデータ分析機能です。この機能を活用することで、月別・日別・メニュー別など、さまざまな項目でデータを分析し、グラフ化することができます。予約データ分析機能の活用により、今まで気づかなかった課題や問題点の発見、あるいは自社の強みを知るきっかけが生まれます。
・予約システムの予約データ分析機能についてはこちら：予約者の動向を数値化して改善点を発見しよう！【RESERVA機能紹介】
予約システムに不安を抱える学校施設利用者のためのQ＆A
Q3．デジタルなものに疎く、実際に操作して予約できるか不安です。
画像引用元：レゼルバ公共施設（サンプル）
Answer：予約システムの中でもRESERVAは、シンプルな操作性で使いやすく設計されているため、デジタルツールに不慣れであってもかんたんに予約設定をすることができます。
これまで予約は電話がほとんどで、デジタルツールに苦手意識があると、自分が本当に使っていけるのか不安ですよね。しかし、RESERVA予約システムはシンプルな操作性が高い評価を受け、現在は35万社以上の企業に導入の実績もあることから安心して利用できます。予約画面はすっきりとしていてどこに何があるか見やすく、直感的に操作していくことが可能です。また、RESERVAの公式YouTubeやマニュアルといった充実したサポートもあるため、疑問点が出てきた際も確実に解消していくことができます。
・RESERVA公式YouTubeはこちら：【公式】RESERVA予約システム
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA予約 操作マニュアル
Q4．わからないことがあった場合、質問することはできますか？
Answer：もちろん可能です。RESERVA予約システムでは、ユーザーが安心して利用できるよう、サポート体制が整っています。
RESERVAでは、マニュアルを完備していますが、お問い合わせフォームから質問することで、専用のサポートチームからメールで丁寧な回答が届くため、安心して利用できます。また、エンタープライズプラン以上を契約すると、電話でのサポートも受けられます。
・問い合わせページはこちら：RESERVA お問い合わせページ
予約システムの導入に不安を抱える学校開放事業の運営者のためのQ＆A
Q5．まずは試しに使ってみたいのですが、導入料金はいくらぐらいでしょうか？
Answer：料金プランはいくつかありますが、全プランとも初期費用は0円です。なお、フリープランは永久無料で使い続けることができます。
RESERVAは無料のフリープランであっても、全100以上の機能のうち44もの機能を使うことができます。そのため、予約システムに興味はあるが、できるだけ導入コストを抑えたい、と考える運営者の方も問題なく利用することが可能です。
・RESERVAの料金プランはこちら
Q6．利用者の個人情報などが流出しないか不安ですが、セキュリティ面は問題ないでしょうか？
Answer：RESERVAは情報セキュリティに万全の対策を講じているため、安心して利用できます！
RESERVAの情報セキュリティ対策では、数々の取り組みをしています。社内セキュリティ体制としては、情報セキュリティ教育の実施とルールの徹底、堅牢な運用を行っています。また、大手企業・官公庁にも採用されている世界的に信頼性の高いデータセンターの利用や暗号化によるセキュリティ対策といった情報漏洩対策が行われています。さらに、不正アクセスへの対策として、不正なアクセス・攻撃を即時ブロックする高度な監視、公表される最新のセキュリティ情報を常に取得、対象となるシステムに存在するセキュリティホール（弱点、脆弱性）を発見・検出するための定期的な脆弱性診断などが挙げられます。予約システムには多くの個人情報が集約されますが、RESERVAはこのようにセキュリティ対策が万全なため、問題なく運用できます。
・RESERVAのセキュリティについてはこちら：RESERVA セキュリティについて
・RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについてはこちら
Q7．予約システムを導入することで大きな効果があるか心配です。
Answer：RESERVAは、予約受付、顧客管理、集客まで全てを自動化させ、1つで完結します。そのため複数のシステムを併用する必要がなく、大幅に業務効率を高めます。
RESERVA予約システムの導入により、予約受付を自動化できるだけでなく、顧客情報の一元管理も可能になります。加えて、蓄積されたデータを活用することで、地域住民への情報発信や広報施策にも役立てることができ、業務全体の効率化が期待できます。
・RESERVA予約システムの強みと導入するメリットはこちら：RESERVA予約管理システムが選ばれる10の理由
Q8．学校利用にあたっての注意事項などをもれなく確実に伝えたいです。
Answer：RESERVAの予約時アンケート機能を利用することで、予約時に注意事項を確実に確認してもらうことができます。
RESERVAには予約時アンケートという機能があり、これを活用することで、施設利用時の注意事項を確実に確認してもらうことができます。予約時アンケート機能により、注意事項の横にチェックボックスを設置でき、注意事項を確認後にチェックすることを必須にすることで、もれなく伝えることが可能になります。
・RESERVAの予約時アンケート機能はこちら：事前アンケートの魅力｜顧客満足度を向上させる予約時アンケート機能のすすめ【事例5選つき】
自治体の学校開放運営の円滑化を支援するためのQ＆A
Q9．LINEとつながる機能はありますか？
Answer：RESERVAにはLINE連携機能があります。また予約サイト上にSNS公式アカウントを表示することも可能です。
LINE連携機能により、予約者が自身のLINEアカウント情報を利用し予約などを行えるようになります。また、LINEのトーク上で予約確定やキャンセル、リマインドなどの各種通知を送ることが可能なため、LINEひとつで予約に関するやり取りを完結させることができます。また、RESERVAには「X」「Instagram」「LINE」「Facebook」「YouTube」といったSNSアカウントを、予約サイトや会員マイページに表示できるSNS公式アカウント機能が備わっています。これにより、SNSへの誘導率が高まり、学校施設開放事業だけでなく、自治体の取り組みや案内を地域住民に知ってもらいやすくなります。
・RESERVAのLINE連携機能はこちら：RESERVA LINE連携
・RESERVAのSNS公式アカウント機能はこちら：予約サイト及び会員マイページに、SNS公式アカウントを表示しよう！【RESERVA機能紹介】
Q10．物品の貸し出しも行いたいのですが、予約と一緒に受付はできますか？
Answer：RESERVAのオプションメニュー設定機能で可能です。
学校施設開放では、スポーツ用具や文具、机、椅子など物品を貸し出す場合もありますが、管理の手間が付きまといます。しかし、RESERVAのオプションメニュー設定機能を活用することで、予約者がメニューを予約する際、日程選択後にオプションメニューを追加選択することができます。運営側がオプションメニューの案内をする必要がなく、予約時に知ってもらうことができるため、手間を減らすことができます。
・RESERVAのオプションメニュー設定機能はこちら：オプションメニュー設定でサービスや備品を追加！【RESERVA機能紹介】
Q11．スマートロックを利用したいのですが、連携させることはできますか？
Answer：RESERVAは、スマートロックサービスの「Akerun（アケルン）」「RemoteLOCK」と連携可能です。
スマートロックとは、スマートフォンやICカードなどを使用して鍵の開閉ができるITシステムです。従来の鍵と異なり、無線通信技術を活用することで遠隔で操作できたり、施錠・開錠の状態がわかったりします。RESERVAのスマートロック連携機能を活用することで、予約者はAkerunを活用してキーレスで予約施設への入室が可能となり、予約者対応業務の効率化が図れます。その他のメリットとして、鍵の紛失リスクがない、スムーズに入室できる、鍵の登録や再発行などがかんたんにできる、入退室履歴を自由に確認できる、複数の鍵を一括で管理できる、などが挙げられます。
・RESERVAのAkerunとの連携機能はこちら：キーレスで予約施設への入退室をスマート化！スマートロック「Akerun」との連携機能をリリース
RESERVAで学校施設開放の安全運営をサポート
学校施設開放を進めるうえで、自治体や行政におすすめなのが予約システムの導入です。現在、多数の予約システムがありますが、自治体や行政が学校施設開放事業を促進するためには、シンプルでユーザビリティが高く、直感的に操作できるRESERVAをおすすめします。RESERVAは、累計導入数35万社を誇り、500以上の政府機関・自治体も導入した実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、自治体の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムが初導入となる自治体にもおすすめです。
さらにRESERVAは、ISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しており、不正アクセス対策やデータの保護・暗号化の実施もされているため、安全にデータを管理・運用することができます。
まとめ
本記事では、学校施設開放事業を運営する事業者が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。現場の負担を減らし、効率的な運営を行っていきたい場合は、予約システムの導入が効果的です。
その中でもRESERVAには、LINE連携やスマートロック連携など、学校施設開放事業の運営を便利にサポートする機能が充実しています。また、無料プランが用意されており、疑問点へのサポート体制やセキュリティ対策も万全で、デジタルツールに不慣れな方も安心して導入、利用していくことができます。
学校施設開放事業の安全性が高く便利な運営方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
