面会や相談の予約管理に追われていませんか？
生活支援ハウスは、高齢者が安心して地域で生活を続けられるように支援する重要な施設です。しかし、入居者や家族からの面会予約、相談受付、行事参加の申込みなど、多様な予約業務が発生し、職員の負担は年々増しています。電話や紙台帳での管理では、予約重複やキャンセル対応の不備が起こりやすく、利用者に不便を与えることも少なくありません。
そこで注目されているのが、累計導入数35万社以上を誇るクラウド型予約システム「RESERVA（レゼルバ）」の活用です。本記事では、生活支援ハウスでよくある課題や予約システムの導入前に多く寄せられる質問にQ&A形式で答え、導入効果や具体的な機能活用のヒントを紹介します。
生活支援ハウスにおける予約管理の基本
ここでは、生活支援ハウスに予約システムを導入する際の基本的な疑問に答えます。
Q1. 生活支援ハウスに予約システムは必要ですか？
Answer：はい、職員の業務効率化と利用者サービスの両面で非常に有効です。
生活支援ハウスでは、家族面会や定期的な健康相談、イベント参加などで予約が集中しやすく、従来の電話受付では職員の業務負担が大きくなりやすい傾向があります。そこで、予約受付をシステム化することで、予約の重複や連絡漏れを防止することが可能です。さらに、入居希望者やその家族は24時間いつでも申し込みできるため、利便性の大幅な向上につながります。
・生活支援ハウス向けのサンプル予約サイトはこちら
Q2. 導入によって入居者様やそのご家族にどのようなメリットがありますか？
Answer：最大のメリットは「安心と利便性」です。
入居希望者やその家族は、電話がつながらない時間帯でもオンラインで面会や相談を申し込むことができ、スケジュールを可視化して予定を立てやすくなります。さらに、予約完了やリマインド通知が自動で配信されるため、入居者は安心して当日を迎えることが可能です。結果として、利用者満足度の向上に直結します。
Q3. 電話予約と併用することはできますか？
Answer：はい、電話予約と併用することが可能です。
予約システムを導入した後も、職員が電話で受け付けた内容をそのまま予約システムに入力することで、オンラインとオフラインを一元管理することが可能です。これによって、ITに不慣れな高齢者や直接電話を希望する家族にも柔軟に対応できる環境が整います。併用運用によって、幅広い利用者層に適したサービス提供が実現し、誰も取り残さない予約体制を築くことができます。
Q4. ITに不慣れなスタッフが多く、予約サイトを操作・運営できるか不安です。
Answer：直感的な操作画面と手厚い「サポート体制」を備えているため、ITに不慣れな職員でも安心して運営できます。
生活支援ハウスの職員の中には、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていない方も少なくありません。RESERVAは、直感的に操作できる管理画面を備えているため、専門知識がなくてもかんたんに予約の登録・変更・キャンセルを行うことが可能です。導入時には操作マニュアルやヘルプページが用意されているほか、メールや専用フォームからの「サポート体制」も整っているため、ITに不慣れな職員でも安心して運営に参加できます。
・RESERVAお問い合わせフォームはこちら
Q5. 無料で利用できるプランはありますか？
Answer：はい、フリープランが用意されており、初期費用や月額費用をかけずに導入を始めることができます。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
初めは基本的な機能を無料で利用しながら運用を試すことが可能です。無料プランでも予約受付、管理、通知といった主要機能を利用できるため、小規模な生活支援ハウスでも安心して導入できます。さらに有料プランにアップグレードすることで高度な機能が追加で利用できるようになります。導入コストを抑えつつ、業務改善をスタートできる点は大きな魅力です。
・料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
施設運営を効率化するための機能
生活支援ハウスの現場で役立つ予約システムの機能や、管理業務を軽減する仕組みについて解説します。
Q6. 面談や相談予約の空き状況を一目で確認できますか？
Answer：「空き状況一覧機能」が搭載されており、施設全体の予約状況を一目で把握できます。
電話や対面で予約受付を行っている場合、複数の帳票やスケジュールを照合する必要があります。そこで「空き状況一覧機能」を活用すると、システム上で空き状況が一覧表示されるため、職員の作業時間を大幅に削減することが可能です。また、入居希望者やその家族が予約サイトから空き枠を確認できるようになることで、職員の電話問い合わせの負担も軽減されます。結果として、予約重複や管理ミスを防ぎ、スムーズな予約運営が可能になります。
Q7. 無断キャンセルを減らす方法はありますか？
Answer：「予約リマインドメール機能」で入居者やその家族に予約確認通知を配信することが効果的です。
無断キャンセルや直前キャンセルは、生活支援ハウスの運営に大きな影響を与えます。「予約リマインドメール機能」では、入居者やその家族に自動で予約確認通知を送信することが可能です。入居者は前日に通知を受け取れるため、予約忘れを防止でき、利用率の向上につながります。さらに、キャンセルポリシーを明示し、必要に応じて「事前カード決済機能」と組み合わせることで、直前キャンセルへの抑止効果を高めることも可能です。
Q8. 特定の入居者様やそのご家族に、必要な情報をメールで案内できますか？
Answer：はい、「ターゲティングメール機能」を活用することで、入居者の属性や予約履歴に応じて必要な情報を個別に配信できます。
「ターゲティングメール機能」を利用すると、例えば、家族面会を定期的に利用している方へは次回予約の案内を、行事参加の多い方にはイベント情報を重点的に送信することが可能です。全員に一斉送信するのではなく、対象を絞って届けられるため、情報の見逃し防止と参加率向上につながります。職員にとっても案内業務を効率化でき、日常の負担軽減に役立ちます。
Q9. 急な休館日や職員不在時に予約を停止できますか？
Answer：はい、「予約不可登録機能」で特定の日程を指定して予約受付を停止できます。
生活支援ハウスでは、急な職員不在や設備点検などで予約を受け付けられない日が発生する場合があります。そこで「予約不可登録機能」を利用すると、特定の日や時間をシステム上で「予約不可」として設定できるため、住民や家族が誤って予約することを防げます。職員は管理画面からかんたんに設定でき、急な対応にも柔軟に備えることが可能です。
Q10. 長期的な入者者様向けに月額制でサービスを提供できますか？
Answer：はい、「月額プラン機能」が搭載されています。
「月額プラン機能」では、定期的に利用する入居者や家族に対して毎月自動課金でサービスを提供できます。例えば「月4回までの面会プラン」や「行事参加し放題プラン」といった形で設定できるため、利用者は毎回の支払い手続きが不要です。施設側も安定的な収益を確保でき、事務処理の効率化や会計管理の簡素化が実現します。さらに利用回数や時間制限を設けることも可能で、施設の運営方針に合わせた柔軟なプラン設計が行えます。
月額プラン機能を活用し、毎月の料金をクレジットカードで自動徴収するためには、事前に「レゼルバペイメント」の申込が必要です。
レゼルバペイメントは申請をいただいてから、審査完了までに時間が掛かります。月額プランを導入される際には、レゼルバペイメントの申請を先に進めておくことをおすすめします。
レゼルバペイメントの申請方法はこちらの記事をご覧ください。
オンライン事前決済機能で会計業務を効率化しよう！【RESERVA機能紹介】
利用者・家族の利便性を高める仕組み
予約体験を向上させ、利用者や家族が安心して生活支援ハウスを利用できる工夫を紹介します。
Q11. 入居者様やそのご家族の予約履歴をデータとして分析できますか？
Answer：「予約データ分析機能」で、予約履歴を蓄積・可視化することができます。
「予約データ分析機能」では、どの月や曜日に面会予約が集中しているかといった、予約データを分析することができるため、職員配置の最適化に役立ちます。また、ネット予約と電話予約の割合などを把握することで、施設運営の改善計画に活かすことが可能です。データ活用によって、勘や経験に頼らない効率的な運営が可能になります。
Q12. 外国籍の入居者や家族に多言語対応できますか？
Answer：はい、対応できます。
生活支援ハウスでは、外国籍の入居者やその家族が利用するケースもあります。その際に役立つのが「多言語設定機能」です。日本語のほか、英語・中国語（簡体・繁体）・韓国語・タイ語に切り替えて予約ページを表示できるため、母国語で安心して予約できます。これにより、言語の壁による不安を解消し、スムーズなコミュニケーションが実現します。
Q13. 予約時に健康情報や希望を入力してもらうことは可能ですか？
Answer：はい、「予約時アンケート機能」で、入居者やその家族に事前情報を入力してもらうことができます。
「予約時アンケート機能」を活用すると、面会時に伝えたい入居者の健康状態や、食事や移動に関する要望をあらかじめ収集することが可能です。職員は事前に情報を把握できるため、万全な準備を行った上で、当日の対応を行うことができます。さらに、アンケート結果は自動で蓄積され、今後のサービス改善にも活かせます。
Q14. 必要な備品やサービスを予約時に追加できますか？
Answer：はい、「オプションメニュー機能」を活用することで、予約時に追加サービスや備品を選択してもらうことが可能です。
「オプションメニュー機能」では、予約時に追加サービスや備品を選択してもらうことができます。例えば、車椅子や送迎サービスの利用などを追加料金で選べるようにすることが可能です。予約の流れで利用者や家族が必要なオプションを選択できるため、当日の準備が円滑に進みます。さらに施設としては追加収益の機会にもつながり、利用者満足度と運営効率の両立を実現できます。
Q15. 個人情報やセキュリティはどのように守られていますか？
Answer：最新のセキュリティ環境を維持しており、安心して入居者情報を管理できます。
RESERVAは、国内35万社以上に導入されているシステムであり、セキュリティ対策にも力を入れています。通信はすべてSSLで暗号化され、個人情報の漏えいや改ざんを防ぐことが可能です。また、外部からの不正アクセスは常時監視され、検知次第で即時遮断する仕組みを備えています。さらにセキュリティ対策として、二要素認証やアクセス制限の仕組みも導入可能です。これにより、利用者や家族も安心して予約を利用できます。
・RESERVAのセキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
自治体の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった施設職員の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、生活支援ハウスの運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、入居者やその家族は24時間いつでも申し込みでき、施設側は営業時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、生活支援ハウスを運営する職員が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。
生活支援ハウスにおける予約システム導入は、職員の業務効率化と利用者・家族の利便性向上を両立させる効果的な取り組みです。空き状況の可視化、リマインド通知、アンケートによる事前情報収集など、多彩な機能を組み合わせることで、安心でスムーズな施設運営が実現します。また、多言語対応やセキュリティ強化により、外国籍住民や個人情報保護へのニーズにも応えられます。
生活支援ハウスが地域社会において信頼される存在となるために、予約のデジタル化は不可欠な基盤といえるでしょう。
