美術館の運営における予約システムの導入は、デジタル化への重要な一歩です。美術館におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）は、来場者の利便性の向上だけでなく、運営側の効率化にも大きく寄与します。歴史を重んじる美術館がこのような変革を進めることで、来場者の美術体験の拡張、人件費の削減、リソースの最適化、そして収益性の向上を目指すことができます。そして来場者データの蓄積は、顧客のニーズを深く理解するカギとなり、満足度の高い体験を提供することを可能にします。
本記事では、美術館における現状から、導入による来場者と運営側のメリット、そして導入に向けてのポイントや実際の導入事例を通して、その効果を具体的に解説します。美術館運営を進化させ、来場者に新たな利便性を提供する予約システムの可能性について探っていきます。
美術館における予約システムの現状
美術館という閉じた空間では、来場者の満足度と運営の効率性が極めて重視されます。この2つの観点から、美術館における予約システムについて解説していきます。
来場者の利用傾向と予約状況
美術館来場者の大多数は、休日や昼間時間帯に集中しています。特に有名な展覧会が開催されると、予約せずに当日に直接参加する来場者も少なくありません。それに伴って、美術館のエントランスが長蛇の列となり、所定の入館時間を大幅に超過するといったことも発生します。
また、ピークの時間帯に集中する来場者の動向から、多くの美術館では、予約・入館システムにおいて、来場者の分散化を図るための施策が必要とされています。
現行の予約システムの課題
美術館の予約の中には、現在も電話予約や窓口での対面予約が主流である施設も多数あります。しかし、これにはいくつかの問題が存在し、その1つは時間制限です。電話での予約は、開館時間内でしか受け付けていないため、利便性に欠けます。また、窓口予約では来場者が美術館まで足を運ぶ手間が生じ、列を形成する原因にもなります。
また多くの場合、電話や対面の予約は、来場者の利便性を損なうばかりでなく、運営側の業務負担も増大させるものとなっています。
| 予約方法 | 問題点 |
| 電話予約 | 開館時間内のみ対応可能。 混線による予約ができないリスク。 |
| 窓口予約 | 事前に具体的な来場予定者数がわからず人員調整が難しい。 来場者が美術館まで足を運ぶ手間がかかる。 |
これらの課題に対応するため、美術館側も時間帯別の入館制限を設けたり、前日までの予約を必須とするなど、さまざまな試みを繰り返していますが、そういった対応ではその場しのぎで、長期的な解決には至りません。
オンライン予約システムの導入メリット
オンライン予約システムの導入は、美術館の来場者と運営側の双方にとって数多くのメリットがあります。ここでは主要なポイントを詳しく掘り下げ、具体的な導入のメリットについて解説します。
来場者に対するメリット
予約システムは美術館体験を格段に向上させる要素です。オンライン予約システムの導入により、来場者には主に2つのメリットが生じます。
予約の利便性
オンライン予約システムを導入することで、美術館の来場者は自宅や外出先からスマートフォンやパソコンを使用して、予約や支払いを行うことができます。これにより、来場者は自身の予定に合わせて来館日時が確定し、計画的な美術館訪問が可能になり、来館体験がより快適になります。
特に人気の展覧会やイベントでは、予約を通じて入場チケットを確保できるため、当日券が売り切れるリスクも避けられます。オンラインでの決済オプションがある場合は、現地での支払い手続きの時間と手間の省略が可能です。
入館のスムーズさ
オンライン予約システムの導入によって、美術館の窓口での入場手続きが減少し、スムーズな入場が可能になります。これにより来場者は、チケット購入のための長い列に並ぶ必要がなくなるため、展示作品に集中して鑑賞できます。さらに、事前に入館者数がわかるため、混雑を避けたスローペースな鑑賞が実現し、美術館体験の満足度向上につながります。
美術館運営側のメリット
美術館運営側にも、予約システムの導入で、さまざまなメリットを得られます。
効率的な運営管理
予約システムの導入によって、事前予約データに基づいて来場者数を正確に予測できるため、スタッフのシフト管理や展示会の準備を、より無駄なく精密に実施できます。これによって過剰な人員配置を避け、人件費を削減することが可能です。
また予約人数の調整によって、ピークタイムの混雑緩和にも役立ちます。来場者が分散して入館することで、展示物周辺の混雑が減少し、より快適な鑑賞環境を提供することができます。オンライン決済の導入も、現地でのキャッシュレス決済が促進され、収益の流れを迅速化し、業務効率の向上を図れます。
オンライン予約システムにより、予約や来場者数の管理が一元化されるため、運営管理の効率化が見込めます。その結果、スタッフの業務負担が軽減し、運営コストを削減できます。
収益向上の機会
予約システムは、マーケティングの観点からも大きなメリットを持っています。来場者から収集したメールアドレスや連絡先を活用して、新しい展示やイベントの告知、会員プログラムへの勧誘など、ターゲットを絞ったダイレクトマーケティングが実施できます。このように、予約システムを適切に活用することで、美術館の運営はより戦略的かつ効率的になり、来場者にも運営側にも好ましい結果を得られます。
分散入場によって快適な美術館体験を提供することで、ネガティブな口コミを減少させ、リピーターの増加を見込めます。また予約データの分析を通して、来場者の嗜好や来館傾向、行動パターンを理解し、展示内容やイベントの企画に反映させることで、顧客満足度を高めることができます。新たなサービスの展開や適切なプロモーションの提案によって、売上の向上につながります。
導入に向けたポイント
オンライン予約システムを美術館の運営に導入するために、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。今後の運営を円滑に進めるため、またシステムを十分に活用し、最大限の効果を引き出すためには以下の観点から準備を進めることをおすすめします。
適切なシステム選択
現在オンライン予約システムは多くの企業が提供しており、その機能や操作性は各システムによってさまざまです。そのため、美術館の運営形態、来場者の属性、予算など、運営する美術館に合ったシステムを選択することが重要になります。例えば、若年層から中年層が多い場合は、スマートフォンに対応したシステムであることで、忙しい中でも日時を選ばずに予約ができるというメリットがあります。高齢の来場者が多い場合は、扱いがかんたんで操作がシンプルなシステムであることが望ましいです。
スタッフのトレーニング
オンライン予約システムを導入するにあたり、システムを適切に操作できるスタッフが必要になります。システム導入前には適切なトレーニングを行い、スタッフがシステム操作に慣れることが重要です。操作感が難しいシステムを選択してしまうと、扱えるスタッフが限られたり、機能を十分に活かせなかったりするため、管理側にとっての操作のしやすさもポイントになります。
ユーザーの利便性向上
システム導入における主要目的の1つは、来場者の利便性向上です。その点を念頭に置いてシステムの導入を進めましょう。予約の手順は簡便に、また画面デザインは見やすくすることで、ユーザーの操作をスムーズにしましょう。さらに、来場者の立場からのフィードバックをもとに改善を重ねることで、より利便性の高い予約を実現することが可能です。
美術館に予約システムを導入した事例
ここではオンライン予約システムを導入した美術館の事例と、導入効果・メリットについて詳しく解説します。これらの事例から、オンライン予約システムの導入が美術館の運営に与えるポジティブな影響を理解することができます。
東京都美術館
参考：東京都美術館
東京都美術館は、有意義な展覧会鑑賞、子どもたちが訪れやすい環境、芸術家の卵が初めて出品する場所、障害のある人でもためらいもなく来館できる場所といった、すべての人に開かれたアートへの入口となる美術館を目指しています。そのために、日本と世界の多くの名品を揃えたり、 人々の交流の場となる価値観を生み出したりと芸術を中心につながる環境づくりに励んでいます。
展示会やイベントの来場には予約サイトがあり、24時間いつでも予約できる体制を整えています。サイトからの予約は、手間取ることなくスムーズに行えるのも特徴です。
国立西洋美術館
参考：国立西洋美術館
研究資料センターの予約ページ：https://reserva.be/nmwa_research_library
国立西洋美術館は、1959年から西洋美術全般を対象とする唯一の国立美術館として、展覧事業をはじめとする西洋美術に関する活動を広く行っています。同時にデジタル化も実施しており、Google Art & Culture（グーグルアートアンドカルチャー）にて、世界遺産に登録された美術館の建物や展示室内を実際に歩いているように観ることができます。
また、西洋美術史などの学術研究を支援する目的のもと、美術館・博物館職員や大学教員、大学院生に向けて、研究資料センターを開放しています。予約サイトでは、各目的によってフォームを選択するため、サイト内で迷うことがありません。また、時間単位予約であるため、利用したい時間を十分に確保して予約できます。
山梨県立美術館
参考：山梨県立美術館
山梨県立美術館は、ミレーをはじめとするバルビゾン派を中心としたヨーロッパの風景画のコレクションによって、ミレーの特質を西洋美術史の中で位置づけたことで、「ミレーの美術館」と呼称されています。そのほかにも多くの美術作品に触れることの必要性を重視しており、あらゆる世代の人を魅了する展示企画やイベントを実施しています。
2021年に実施された「テオ・ヤンセン展」では、自然との共生や芸術と科学の接点を学べる造形物や作品を多数展示しました。会場では、風力で動く巨大な立体作品の「ストランドビースト（砂浜の生命体）」のリ・アニメーションで実際に動く様子が観覧できました。
展示会には予約サイトが利用され、アクセス方法や営業時間なども詳しく記載し、来場者が使いやすいようにカスタマイズされていました。
美術館予約にはRESERVA
美術館の入館受付や来場者管理がスムーズに行える予約システムとして、業界最大級のRESERVAが挙げられます。RESERVAは美術館や博物館をはじめとする多くの業界で利用されている予約システムで、シンプルで扱いやすい画面や豊富な機能から高い評価を得ています。
美術館運営には、多くの機能が求められる上に、予約システムを管理したことが無い場合、非常に難儀なイメージがあります。RESERVAは、はじめての利用でもフリープランからかんたんに美術館や個展、美術展、ギャラリーの予約システムを構築できます。美術館向けの機能も多数搭載されており、美術館のイベントや展示情報などをお知らせするメルマガ配信機能や音声ガイド・貸し出し用車いすなどの備品予約機能など、きめ細やかなサービスを提供できます。
美術館運営に最適な予約システムRESERVAの詳細はこちらをご覧ください。
まとめ
今回は、美術館でオンライン予約システムを導入するメリットや実際の導入事例について解説しました。オンライン予約システムの導入は来場者の利便性向上と美術館の効率的な運営を実現します。導入にあたっては、システム選択やスタッフの訓練など慎重に進めていく必要があります。しかし適切に導入できた場合、大きな効果を得られることが予測されます。来場者により良いサービスを提供し、同時に運営上の課題を解決することができる予約システムの導入を検討してみてください。RESERVA.lgでは、今後も自治体や公共施設のDX化に関する事例を取り上げていきます。