20歳という人生の重要な節目を迎える若者たちにとって、自治体が主催する成人式は一生の記憶に残るものです。 しかし、この式典の運営には多くの課題があり、自治体の担当者は多くの困難に直面しています。 そんな中、予約システムの導入は自治体にとって大きな助けとなる可能性があります。本記事では、自治体が主催する成人式の概況や取り組みの事例、予約システムを成人式に導入した際のメリットについて解説します。
（2022年に成人年齢が18歳に引き下げられたことを受けて、多くの自治体が「成人式」の名称を「二十歳のつどい」などに変更しました。しかし、この記事では便宜上、「成人式」という名称を使用します。）
成人式について
成人式の意義
成人式は、日本独自の伝統的行事で、20歳に達した若者を祝福する儀式です。毎年1月の第2月曜日、成人の日に開催されるこの式典において、 新成人たちは地域社会からの祝福を受け、成人としての新しい人生の節目を祝います。
地方自治体が関与する理由
地方自治体が成人式に関わる主な理由は、若者たちの成熟を公的に認知するためです。この儀式を通じて、自治体は新成人に対して、地域社会の一員として持つべき責任を自覚させる役割を果たします。さらに、成人式は地域の伝統や文化を若者に伝える貴重な機会であり、地域コミュニティの結びつきを強化するためのイベントとしても重要です。
自治体の課題
一方で、自治体が成人式を開催するには課題も多く存在します。なかでも主なものは、 参加者の把握、効率的なイベント運営、そして大人数を対象とした管理の複雑さです。
これらの課題は、予約システムを導入することで対処することが可能です。
予約システムで解決する課題
多くの自治体は成人式の手続きを、インターネットや郵送、電話といった複数の方法で行っていますが、予約システムの導入によって、これらの方法を一元化することが可能です。
成人式の予約システム導入の背景
若年層の人口減少にもかかわらず、成人式の参加者数は依然として多く、自治体の関連業務への負担は少なくありません。 加えて参加者からは、成人式の受付が混雑していた、電話での問い合わせがつながりにくい、といった声が多く寄せられていました。これらの問題に対応するため、 自治体にはスムーズな運営が求められました。
予約システムがもたらすメリット
1.参加者の利便性の向上
成人式の出席予約をオンラインで行うことが可能なため、新成人たちは時間や場所を選ばずにかんたんに予約ができます。また、衣装の選択など式に関わるその他の手続きもデジタル化されることで、面倒な手間が省かれます。
2.自治体の業務効率化
予約システムの導入により、自治体の成人式に関わる業務が効率化します。具体的には、新成人の出席管理が予約システムによって自動化されることによる、従来職員が行っていた煩雑な手作業の減少などが挙げられます。
さらに、自治体は参加者データを正確に把握できるため、必要な情報の迅速な配信や、精度の高いイベント管理を行うことが可能です。これにより、成人式の準備と実施をより効率的に行うことができます。
成人式に向いている予約システムの機能
予約番号の自動発行
予約システムが参加者に固有の予約番号を自動で割り当てることで、当日の受付が効率化します。自治体は受付にて参加者を迅速に識別できるため、成人式会場での行列や混雑を最小限に抑えることが可能です。
予約リマインドメール
事前のメールにより、参加者は成人式の日程や重要な注意事項を忘れずにすみ、適切な準備をすることができます。自治体にとっても、このリマインダーは出席率を向上させる有効なツールとなります。
予約時アンケート
予約のプロセスにおいてアンケートを実施することで、自治体は参加者のニーズや要望を事前に把握できます。この事前アンケート機能を通じて、参加者からのフィードバックを収集することが可能となり、より1人ひとりの参加者に寄り添った式典が実現します。
新しい取り組みが行われた成人式の事例
福島県喜多方市
参考：喜多方市「令和６年二十歳を祝う会記念行事実行委員会からのお知らせ」
撮影会予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/marufuku004/reserve?mode=service_staff&search_evt_no=84eJwzNTQzsTAEAAROATo
福島県喜多方市は、2024年の成人式に合わせて、セルフポートレート撮影会を実施する予定です。この撮影会は、主にセルフポートレートの撮影を提供しているマルフク写真館の協力のもとで実現しました。
参加者は、ワイヤレスリモコンを使用して自分や家族との写真を撮影できます。撮影や照明はプロの機材を使用することができるため、ハイクオリティな写真を手軽に撮ることが可能です。
神奈川県川崎市
川崎市では2024年に、新成人を祝うイベント「二十歳を祝うつどい」を実施予定です。この式典は新型コロナウイルスの影響を踏まえ、午前の部と午後の部の2部制で行われます。
さらに、式典の様子は川崎市の「二十歳を祝うつどい」公式YouTubeチャンネルにてオンライン配信されます。成人式は対面とオンライン双方で行われるため、対面のみで行われていた時期に比べ、会場の混雑が軽減されることが期待されます。
埼玉県三郷市
参考：三郷市「新成人オンライン寄せ書きサービス開始します」
三郷市では、2021年の成人式がオンラインで開催されたのに伴い、オンライン寄せ書きサービスが実施されました。このサービスは、新成人やその関係者がインターネット上で思い出深い写真やメッセージを共有し、お互いに感謝や励ましの言葉を送れるように設計されたものです。
成人式にはRESERVA
多数の予約システムのなかで、成人式の運営に最適な予約システムとしてRESERVAが注目を集めています。RESERVAはその名の通り予約を核として、決済から顧客管理、さらには集客までを自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要。これにより、自治体の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとっても一元的で使いやすい環境が提供されます。
さらに、RESERVAは6つの異なる予約タイプから、成人式に最適なフォーマットを選択できる点も大きな特長となっています。これにより、イベントに最適な予約サイトの提供が可能となり、利用者の満足度を高めることにつながります。また、前述した予約番号の自動発行、予約リマインドメール、予約時アンケートをRESERVAは3つとも備えているため、成人式を実施するには申し分ないです。
結論として、オンラインの予約システムのメリットを最大限に獲得し、利用者のニーズを汲み取る体制を構築するためには、RESERVAを導入することが最善です。
まとめ
この記事では、自治体が開催する成人式について解説しました。予約システムを導入することで、効率的な運営と参加者の利便性向上が実現します。そのため、成人式の運営に悩んでいる自治体の人には、予約システムの導入をおすすめします。RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。