地方自治体では地域住民に向けて楽しいイベントなどを開催しているケースが多くあります。これは、地域住民の住みやすさ向上にもつながりますが、普段からイベントを開催していない地方自治体は運営に負担を感じることも少なくありません。
そんな中で注目を集めているのが、デジタルトランスフォーメーション（DX）を活用した住民向けアクティビティのデジタル化です。本記事では、地方自治体が住民向けに行っているアクティビティにおいて、どのようにしてデジタル化が進められているか紹介します。
住民向けアクティビティを実施するメリット
コミュニティの再生
自治体のアクティビティに参加することは、地域の人々とコミュニケーションをとる大事な機会です。地域の人をつなげ、コミュニティが再生することで、たとえば災害などの緊急事態が起きた際に、お互いに支えあう関係を築けます。
子供向け体験型イベントが充実していると、子育てなどの同じ悩みを共有できる同世代のコミュニティができ、人間関係を築くことができます。地方へ移住してきた人にとって新しい人間関係を築くことは、移住後の大きな不安の一つになりえます。イベントの充実は、人々の関わりを活発化させ、コミュニティを再生します。そしてコミュニティが充実することで、住民は暮らしやすいと感じるようになるでしょう。
地方自治体は地域コミュニティ活性化を働きかけ、地域住民の想いと主体性を尊重し、パートナーシップに取り組んでいく必要があります。
住民向けアクティビティをデジタル化する重要性
住民向けアクティビティの課題
地方自治体が住民向けアクティビティを開催する場合、以下のような課題が挙げられます。
- 地域特性や隠れた魅力、資源の把握
- 地域住民が需要の理解
- 手軽に参加できるシステム作り
- 予約情報の管理
まず、その地域の特性、魅力を理解したアクティビティを行う必要があります。どの地域でも行うことができるのではなく、限定的なアクティビティを行うことで、住民の地域への誇りにもつながります。また、その地域住民だけでない参加者を見込めるため、地域活性化にもつながります。
地域住民の需要を理解することも大切です。アクティビティを開催しても住民が満足いかなければ失敗に終わってしまいます。アクティビティごとの予約件数や、時間ごと、年齢別などで需要を把握したり、住民の声を取り入れられるシステム作りが大切になります。
良い企画でも参加するのに手間がかかるアクティビティは、住民の参加が見込めません。イベントなどへの参加を容易にするシステムがあれば、住民の積極的な参加が促進されます。その場合、多くの個人情報を扱うことになるため、安心できる管理システムの導入は欠かせません。
デジタル化するメリット
デジタル技術の導入は、情報の一元管理や自動化によって、アクティビティ開催時の受付業務を効率的に進行させる手助けをします。備品の在庫管理や会計、さらには顧客コミュニケーションなど、多くの場面で効率化が期待されます。それにより、サービスの質の向上だけでなく、コストの削減にも繋がります。
また、デジタル技術の導入は、運営の安心感を高め、住民に対して迅速な対応が可能となります。また、データ解析によるニーズの把握や、効果的なマーケティング戦略の策定も可能となることで、住民の自治体満足度が向上します。
予約システムを導入するメリット
住民向けアクティビティ実施において、デジタル化は欠かせない要素です。中でも予約システムの導入は、予約管理だけでなく、サービスの多方にわたり効率化を図ることができます。今回はそのメリットを見ていきましょう。
受付業務の効率化
住民向けアクティビティと一概に言っても、種類がたくさんあります。その中でも、体験型イベントを行う際の受付業務は、非常に大変です。地方自治体の職員も、普段からイベントをしているとは限らず、受付対応は負担になります。このような場合に、予約システムを導入することで、QRコードなどを利用してかんたんに受付をすることができます。
RESERVA予約システムのQRコード発行機能では、予約が確定した瞬間にQRコードが発行されます。発行されたQRコードをスマートフォンなどのコードリーダーで読み込むと、予約者の情報がまとめられた管理画面ページへと遷移し、受付が完了します。子供の体験型イベントなどで、家族連れなどの大人数で来場する場合でも、予約代表者のQRコードを読み込むだけでいいため、予約管理の負担は軽減されます。
※QRコードは（株）デンソーウェーブの登録商標です。
参考：予約DX研究所「QRコード発行機能で来場入場処理を自動化！【RESERVA機能紹介】」
個人情報管理
今まではメールや電話での予約を受けていた場合、予約者情報をExcelに打ち直すなどして名簿管理する必要がありました。大規模なイベントの場合は、予約名簿を作るだけでかなりの時間を要します。予約システムを導入すると、CSVファイルにて予約者情報をひとまとめにでき、個人情報管理にかかる手間を大幅に削減できます。
CSVファイルとは、拡張子「.csv」を持つファイルのことです。CSVファイルは互換性が高く、Excelだけでなくスプレッドシート、メモ帳、データベースソフトといったほとんどのソフトに取り込んで閲覧・編集が可能です。そのため、Excelを持っていない場合や、Excelを持っているかわからない相手にデータを共有する場合は、CSVファイルが便利です。
管理の手間を省いても、セキュリティ対策は重要です。予約システムRESERVAでは、固定IPアドレスを使用してセキュリティ対策を行っています。IPアドレスとは、インターネットを利用する際のパソコン、スマートフォン、タブレットなどの機器に割り振られる識別番号のことです。インターネット上の住所のような役割をします。このアドレスで接続する機器を識別し、ネットワーク通信ができるようになります。
職員で共有している端末のIPアドレスのみを設定すると、職場に出勤した職員のみが予約管理が可能なため、情報漏洩の心配がありません。
またRESERVAは、ISO27001/ISO27017という国際規格を取得しており、セキュリティが万全な予約システムです。ISOとは、スイスのジュネーブに本部を置く非政府機関「International Organization for Standardization」（国際標準化機構）の略称で、電気・電子及び電気通信以外のあらゆる分野の国際規格の作成を行う国際標準化機関です。ISOが国際的な取引をスムーズにするため、製品やサービスに関して定めた国際的な基準をISO規格といいます。
住民の需要理解
予約システムを導入することで、システム上で予約データの分析を行うこともできます。予約システムRESERVAで分析できるのは以下の通りです。
- 月別分析
- 日別分析
- 曜日別分析
- 時間帯別分析
- メニュー比較別分析
- 客室タイプ別分析
- 担当者比較分析
（導入するタイプによって、利用できる分析機能は異なります。）
予約を分析することで、住民に需要のあるイベントの日時やメニューを理解することができます。
住民向けアクティビティでの予約システム導入事例
新潟県糸魚川市 須沢臨海公園オートキャンプ場
参考サイト：糸魚川観光協会「須沢オートキャンプ場」
キャンプ場予約に使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/suzawarinnkai
須沢オートキャンプ場は、新潟県糸魚川市に位置しています。キャンプ場の目の前には海が広がっており、とても開放的になっています。近くにはゴルフ練習場、バスケットボールコート、スケートボードの練習場があり、いろいろなスポーツを楽しむことができます。
須沢オートキャンプ場は、全部で15か所のキャンプスペースがあります。充電口がついている場所と、ついていない場所があるため、宿泊プランの値段は2つに分かれています。予約システムを導入することで、各顧客の宿泊日数管理の手間を削減可能です。
兵庫県川西市 知明湖キャンプ場
参考サイト：川西市「知明湖キャンプ場」
キャンプ場に使われている便利な予約システム：https://reserva.be/chimyoko381
知明湖キャンプ場は、兵庫県川西市に位置しています。川西市の公立のキャンプ場です。近畿地方のみならず全国からリピーターの多いキャンプ場として知られています。芝生が植えられている場所は、平らで石もほとんどなく、ファミリーバイキングやキャンプも安心して利用できる施設となっています。
茨城県牛久市 牛久自然観察の森
参考サイト：牛久市観光協会「牛久自然観察の森」
自然教室で使われている便利な予約ページ：https://reserva.be/ushiku
牛久自然観察の森は、茨城県牛久市にある前項に10か所しかない「自然観察の森」のひとつです。約21ヘクタールという広大な敷地内で、たくさんの自然に触れることができます。
そんな牛久自然観察の森では、季節ごとに親子向け自然体験イベントやワークショップを開催しています。併設のネイチャーセンター内、森の小さな水槽コーナーでの「水辺の生きもの観察」や、木のおもちゃとふれあえる「木育体験」などがあります。体験教室は大人気で、時間帯によってはキャンセル待ちになっています。
兵庫県神戸市 プール開放事業
参考サイト：神戸教育委員会「プール開放事業」
プール開放事業に使われている便利な予約システム：https://reserva.be/kobepool/about
神戸市教育委員会は、夏休み期間中、神戸市及び近隣市の民間・公営の屋内プールを特定の日に無料で利用できる「プール利用チケット」を配布しています。プールを利用する際は、オンライン予約システムから予約する必要があります。プール利用チケットは、夏休み中の水泳教室や体験教室の500円分の割引券としても利用できます。
プール開放事業は夏季限定になるため、現在は利用されてませんが、今後も同じ取り組みが期待されます。
住民向けアクティビティにおすすめの予約システムRESERVA
多数の予約システムのなかで、住民向けアクティビティに導入事例もあるRESERVAがおすすめです。RESERVAは、26万社が導入、500以上の政府機関・地方自治体も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約はもちろん、決済、顧客管理、さらには集客まで自動化するなど機能は100種類を超えています。自治体の業務プロセスがより効率的に進められます。
さらに、RESERVAは6つの異なる予約タイプがあり、住民向けアクティビティの種類によって最適なフォーマットを選択できます。どのタイプも初期費用無料で、サポート窓口の充実さ、ヘルプの利便性が高いことから、初めて予約システムを導入する地方自治体にもおすすめです。
まとめ
全国で住民向けアクティビティを行う際に、予約システムRESERVAを導入し、デジタル化を図る地方自治体は増えています。
予約システムは、予約を受け付けるだけでなく、受付業務や個人情報管理、予約分析など多岐の業務にわたって効率化を図ることができます。住民がより暮らしやすくするため、住民アクティビティを進める際、予約システムの導入は必要になってきます。これからも多くの自治体での導入が予想されます。
RESERVA.lgでは、今後も自治体のDX化に関する国内事例を取り上げていきます。