確定申告窓口の効率化を実現するならRESERVA予約システムがおすすめ！

自治体の確定申告窓口は、毎年多くの市民が訪れるため、大きな混雑が生じます。確定申告は事業の種類によって申告形式や必要書類が異なり、窓口業務を担当する職員は一定時間内に多くの対応を求められ、業務の効率が低下しています。このような背景から、自治体の確定申告窓口において業務効率化が急務となっています。

本記事では、確定申告の手続き担当者に向けて、窓口の業務効率を向上させるために予約システムを導入するメリットや、確定申告窓口のサンプルサイト、RESERVA予約システムが提供するおすすめの機能についてご紹介します。

確定申告の業務効率化に予約システムが有効な理由

確定申告の窓口業務は、基本事項の事前確認から来庁・来場予約までをすべてオンラインで完結する予約システムを利用して予約管理することがおすすめです。

ここでは、確定申告に関わる業務の効率化に予約システムを導入するメリットについて説明します。

予約の重複や間違いを防ぐ

確定申告会場では、混雑を避けてスムーズに窓口を案内できるよう、来庁・来場の事前予約が有効です。事前予約を設定することで、市民は希望日時に確実に手続きができるようになり、予約の重複や間違いを防ぐことができます。

管理者側も予約状況を一目で把握でき、確定申告業務に専念できます。また、24時間いつでも予約が可能となり、予約状況をリアルタイムに更新することで、待ち時間の軽減も見込めます。

セキュリティの強化ができる

市民の確定申告内容のすべてを電話やメール、紙媒体で記録し把握するのは限界があります。予約システムはセキュリティの強化に注力しているため、予約管理をオンライン化することで、市民の個人情報や予約データが厳重に保護され、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減し、市民のプライバシーを守ります。

アップデートや新規機能のリリース等によって、予約システムのセキュリティ対策は日々進化しています。予約システムは、市民が安心して利用できるセキュリティ環境を構築し、提供できるメリットがあります。

顧客の信頼性が向上する

予約時間を設定することで、待ち時間が減って確実な予約手続きが可能となり、顧客満足度向上につながります。また、信頼性が高い予約システムは、予約データの紛失やエラーが少ないため、市民の信頼をより高めることができます。

また、予約情報が一元管理されるため、対応職員内での共有もかんたんになります。予約システムの利用は、市民と行政の双方において重要なツールとなるでしょう。

確定申告窓口業務のための予約システム「RESERVA」とは

予約受付システムRESERVA（レゼルバ）（https://reserva.be/）は、350業種、26万の事業者、官公庁、公共施設などが利用している国内最大級のSaaS型予約管理システムです。誰でもかんたんに無料で予約サイトが作成でき、24時間365日予約を受け付けられます。ここではRESERVA予約システムの特徴についてご紹介します。

確定申告の手続き予約のRESERVAサンプルサイト

RESERVA予約システムは、6つのタイプの中から業種にあわせた予約サイトの作成が可能です。ここでは「イベント・セミナータイプ」で作成した確定申告会場予約のサンプルサイトを紹介します。事前にその地区在住かどうか、申告内容を尋ねることができ、会場ごとに対応可能日程や時間を設定できるため、平日と休日で窓口を分けたい場合や地区ごとに予約時間を設定したい場合などに向いています。

RESERVA予約システムの確定申告の業務効率化におすすめな6つの機能

RESERVA予約システムでは、予約受付・管理に必要な機能が多く搭載されています。ここでは多様な機能のなかから、確定申告の業務効率化におすすめの6つの機能について解説します。

トップページ設置

確定申告は、居住する地域や手続き内容によっては対応できないことがあります。予約したにもかかわらず手続きができなかったという事態を防ぐため、サイトのトップページを設置して、予約に進む前に確定申告の対象者を限定することができます。加えて、確定申告対象外の内容をあらかじめ明記しておくことで、市区町村の窓口では受け付けられない予約を省くことが可能となります。

リマインドメール

予約リマインドメール機能とは、確定申告手続きの予約をした市民に、予約前日の午前8時に予約内容の再確認通知を配信する機能です。この機能を利用することで予約忘れを防止でき、自治体側は予約数も把握できます。また、予約者への気遣い・ホスピタリティといった効果も期待できます。

予約時アンケート

RESERVAの予約時アンケート機能は、予約受付時に事前アンケートの入力を促す機能です。確定申告の場合、例えば「職業」「年間売り上げの規模」「給与取得の有無」などを事前に収集することができます。事前にアンケートに回答してもらうことで、予約者の属性や要望を理解し、必要な手続きフローにつなげることが可能です。

キャンセル締め切り設定

RESERVAでは、設定した予約メニューごとにキャンセル受付締切を設定するすることができます。キャンセル締め切りを設定することにより、ノーショーを防ぎ、スムーズな窓口案内が実現します。このほか、キャンセル待ち機能もあり、希望日時に予約できなかった市民が申し込めるように設定することができます。

日程一括登録

確定申告の対応時間が決まっている場合は、専用のテンプレートに予約情報を記載することで、複数の予約を一括登録できます。日程一括登録機能を活用することで、複数の予約・日程情報をまとめて登録が可能になります。たとえば、予約受付日程が複数ある場合、1つひとつ設定すると、登録に時間がかかってしまいます。予約枠・日程一括登録機能を利用することで、作業の手間を省き、時短につながります。

カテゴリ設定（会場が複数ある場合）

カテゴリ設定とは、複数のメニューをカテゴリごとにまとめることができる機能です。本機能を活用することで、すっきりとした見栄えの予約サイトを作ることができます。確定申告会場が複数ある場合は、会場ごとに予約を受け付けることが可能です。カテゴリ設定を活用することで、予約メニューが一覧画面で見やすくなります。

まとめ

本記事では確定申告の手続き予約のためのRESERVA予約システムのサンプルサイトとおすすめ機能について紹介しました。

予約システムを導入することで、今までの予約対応を一元化でき、見やすい予約サイトを作成すれば対応数が多い業務もオンライン化することが可能です。これから本格的に始まる確定申告の時期に向けて、サンプルサイトを参考に、RESERVAの機能を効果的に活用しながら予約サイトを運営してみてはいかがでしょうか。